Командировки есть практически у любой организации. Хоть тема эта не новая, актуальности она не теряет. Практика аудиторских проверок наиболее ярко показывает какие типичные ошибки допускают организации при оформлении и расчете командировочных расходов.
Ошибка 1. Работнику не выплачивается аванс на командировочные расходы.
Без денег отправлять работника в командировку нельзя. Аванс выдается в любых случаях (ст.95 Трудового кодекса), кроме использования корпоративных карточек. Даже тогда, когда работник сам не просит аванс или согласен с последующим расчетом
Ошибка 2. «Нерегулярные» перевозчики Беларуси могут предоставлять различные виды документов, подтверждающих проезд: чеки, посадочные талоны, квитанции, «билеты» и т.п.
Если такие документы оформлены по форме, не соответствующей требованиям Закона №278-З и Правил №972, принимать к возмещению такие документы нельзя. При отсутствии проездных документов расходы на проезд возмещаются в размере 0,1 б.в. в каждую сторону (п.13 Положения №176).
Ошибка 3. Работник летел «не так, как надо». Например, по приказу он командирован в Казань и лететь ему следует эконом-классом. Но он решил улучшить условия проезда и купил билет в бизнес-класс. У работника была возможность приобрести билет эконом-класса.
В такой ситуации наниматель должен возместить стоимость билета по приказу, а не приобретенного по факту. Нет билета эконом-класса – максимальное возмещение 0,1 б.в. в каждую сторону (п.13 Положения №176).
Ошибка 4. Работнику при командировании за границу для расчетов за жилье по приказу выдана корпоративная карточка. Расходы на жильё возмещаются по документам. Но работник «забыл» ею рассчитаться или «перепутал карточки».
Такую «забывчивость» или «невнимательность» очень легко поправить: наниматель ничего не должен возмещать работнику за найм жилья. Всё просто: работнику была выдана корпоративная карточка, а это значит, что согласно п.17 Положения №176 наниматель обеспечил его деньгами на жилье и личные расходы работника компенсировать не обязан.
Ошибка 5. В организации отсутствуют копии страниц документов работников с отметками о пересечении границы во время командировок. Например, транспортная компания направляла своих работников в командировки в страны ЕС. Но копий паспортов работников с отметками о пересечении границы не сделали.
Как может на эту ситуацию посмотреть контролер? Ответ может быть и такой: отсутствие документов не позволяет организации правильно рассчитать размер суточных и общую выплату водителям. В связи с этим у контролирующих органов могут быть вопросы по включению этих расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль. Ведь согласно п.23 и п.41 Положения №176 день пересечения границ государств, в том числе границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.
Ошибка 6. Работник организации командирован в Китай. Аванс ему был выплачен в белорусских рублях. Работник в Беларуси частично купил USD на эти деньги. Далее, уже в самом Китае он частично рассчитался за проживание личной дебетовой картой (карта выпущена в BYN), частично – наличными юанями, которые снял в ближайшем от гостиницы банкомате со своей личной карты, и частично юанями, которые получил при обмене купленных в Беларуси USD. Все чеки и выписки по покупке валюты и по оплате наличными деньгами и картой были предоставлены в бухгалтерию. Но бухгалтер запуталась: какие расходы и по какому курсу возмещать? И возместила всё по курсу на дату авансового отчета.
Всё бы хорошо, но только работник сам покупал USD в банке, сам снимал юани в банкомате и платил за жилье своей картой. И самое главное: он предоставил подтверждающие документы. В этой ситуации пересчет расходов, кроме суточных, в BYN нужно делать по курсу покупки валюты банка, в котором совершены валютно-обменные операции (п.81 Инструкции №117).
Ошибка 7. По приказу работник командирован в г. Могилев. Организация забронировала ему место в гостинице «Днепр» с оплатой по безналичному расчету и в приказе указала о месте проживания. Работнику не понравились условия проживания, и он сменил место проживания.
Работник вправе так поступить. Но в такой ситуации уже расходы на проживание уже оплачены и повторно понесенные расходы в такой ситуации ему не возмещаются.
Любые вопросы с работниками решаются легко, когда предъявляемые нанимателем правила понятны и зафиксированы на бумаге.
Разработайте в компании Положение по командировкам, ознакомьте с ним работников и многие вопросы снимутся сами собой.
Мы можем вам помочь и сделать такой локальный акт для Вашей компании
с комментариями
от директора нашей компании
