Положение по командировкам
В хозяйственном процессе практически любой организации есть командировки
Вопрос
Почему командировочным расходам при проверках уделяется предельное внимание?
Ответ
- трудоемкий расчет и непонятные правила из инструкций;
- громоздкое документальное оформление и сбор подтверждающих расходы документов;
- каждому командированному работнику приходится несколько раз объяснять какие документы и в какой форме собираем + переписываем многократно авансовые отчеты;
- необходимость контролировать своевременный возврат подотчетных сумм;
- чуть что не так – налоговики снимут с затрат и досчитают налог на прибыль с пеней;
- неподтвержденные документами расходы – доход работника с начислением зарплатных налогов.
Обоснование:
В соответствии с подп. 1.1. ст. 171 НК к нормируемым затратам, учитываемым при налогообложении, в том числе относятся командировочные расходы (расходы на служебные командировки) в пределах норм, установленных законодательством.
Расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли при одновременном соблюдении следующих условий:
1. расходы относятся в бухгалтерском учете на расходы, а не включаются в стоимость активов;
2. расходы подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством;
Справочно: Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности»).
3. расходы связаны с деятельностью организации, а не произведены в интересах работника;
4. расходы произведены в соответствии с нормами Положения № 176.
Облагаются подоходным налогом:
Расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли при одновременном соблюдении следующих условий:
2. Если в установленный законодательством срок работник представил авансовый отчет, но не вернул неиспользованную сумму аванса, а также организация в установленный законодательством срок (не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса) не приняла распоряжение об удержании аванса, то сумма невозвращенного аванса включается в доходы, подлежащие обложению подоходным налогом. При этом датой фактического получения дохода является день составления работником авансового отчета (подп. 1.6, 1.7. ст. 213 НК).
Положение по командировкам – это необязательный документ, но его наличие в организации значительно облегчает «жизнь» организации и ее работников, поскольку позволяет избежать ошибок, которые могут привести к недоплате налогов, пени, а также регламентирует порядок действий (документооборот) при направлении работников в командировку.
Разработанное положение решит следующие вопросы:
кого можно, а кого нельзя направлять в командировку
порядок оформления документов при направлении в командировку и ее продлении или отмене
порядок и сроки предоставление авансового отчета (подтверждающих документов), в том числе с использованием корпоративных карт
режим работы командированного сотрудника (решение о явке на работу в день отъезда и возвращения)
порядок действий при временной нетрудоспособности во время командировки
порядок действий (документальное оформление) в случае, если работник выезжает в командировку или из командировки в иные сроки, чем оговорено в приказе о командировании
Результат разработанного положения:
1. Охват всех нюансов организации командировок — создание единого документа (регламента) для руководства всеми работниками организации
2. Сотрудники в курсе трудового законодательства, знают свои права и обязанности в командировках: какие расходы им возместят (на какие дополнительно нужно согласование нанимателя), какие документы необходимо собрать, в какие сроки предоставить авансовый отчет и иные документы, что делать, если командировка отменилась и т.п.
3. Исключение ошибок по налогам (на прибыль, подоходный налог) в связи с отсутствием или неверным оформлением документов
Положение по командировкам – это локальный правовой акт организации, в котором максимально конкретно прописано, кто и что должен делать и за что нести ответственность и минимизация налоговых рисков.
Кому нужно Положение (регламент) по командировкам:
Руководителю организации и руководителям среднего звена (структурных подразделений)
– устанавливают единые правила и подходы по всем вопросам командирования
Бухгалтерии, кадровой службе, юридическому отделу
– процесс становится понятным – кого, куда, как и какие документы оформить.
Непосредственно командированному работнику
поскольку он не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят — он должен строго следовать правилам, установленным в организации.
Приложения к положению по командировкам:
- Авансовый отчет
- Примерная форма приказа об удержании невозвращенного неизрасходованного аванса из заработной платы подотчетного лица
- Примерная форма приказа о направлении в командировку (переносе сроков, отмене командировки)
- График командировок
- Образец служебной записки о необходимости направления в командировку
- Образец задания на командировку
- Отчет о выполнении задания
- Журнал регистрации положений
- И другие
Варианты положений:
Вариант «Эконом»
Анализ и актуализация действующего Положения в организации
Стоимость: от 185 руб.
Срок выполнения от 5 рабочих дней.
Вариант «Стандарт»
Разработка Положения без учета особенностей организации
Стоимость: от 540 руб.
Cрок выполнения от 7 рабочих дней.
Вы получите готовое положение без учета особенностей организации со стандартными приложениями.
