Положение по командировкам

В хозяйственном процессе практически любой организации есть командировки

Обоснование:

Вопрос

Почему командировочным расходам при проверках уделяется предельное внимание?

Ответ

  • трудоемкий расчет и непонятные правила из инструкций;
  • громоздкое документальное оформление и сбор подтверждающих расходы документов;
  • каждому командированному работнику приходится несколько раз объяснять какие документы и в какой форме собираем + переписываем многократно авансовые отчеты;
  • необходимость контролировать своевременный возврат подотчетных сумм;
  • чуть что не так – налоговики снимут с затрат и досчитают налог на прибыль с пеней;
  • неподтвержденные документами расходы – доход работника с начислением зарплатных налогов.

В соответствии с подп. 1.1. ст. 171 НК к нормируемым затратам, учитываемым при налогообложении, в том числе относятся командировочные расходы (расходы на служебные командировки) в пределах норм, установленных законодательством.

Расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли при одновременном соблюдении следующих условий:

1. расходы относятся в бухгалтерском учете на расходы, а не включаются в стоимость активов;

2. расходы подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством;

Справочно: Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности»).

3. расходы связаны с деятельностью организации, а не произведены в интересах работника;

4. расходы произведены в соответствии с нормами Положения № 176.

Облагаются подоходным налогом:

  • суточные - в сумме, превышающей размеры, установленные законодательством;
  • документально не подтвержденные расходы по проезду к месту командировки и обратно - в сумме, превышающей размер возмещения, установленный законодательством;
  • расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - в сумме, превышающей установленные законодательством размеры возмещения;
  • документально не подтвержденные прочие командировочные расходы, возмещаемые работнику по решению нанимателя.
  • Расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли при одновременном соблюдении следующих условий:

    2. Если в установленный законодательством срок работник представил авансовый отчет, но не вернул неиспользованную сумму аванса, а также организация в установленный законодательством срок (не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса) не приняла распоряжение об удержании аванса, то сумма невозвращенного аванса включается в доходы, подлежащие обложению подоходным налогом. При этом датой фактического получения дохода является день составления работником авансового отчета (подп. 1.6, 1.7. ст. 213 НК).

    Положение по командировкам – это необязательный документ, но его наличие в организации значительно облегчает «жизнь» организации и ее работников, поскольку позволяет избежать ошибок, которые могут привести к недоплате налогов, пени, а также регламентирует порядок действий (документооборот) при направлении работников в командировку.

    Читайте ТОП-5 ошибок по командировкам 

    Разработанное положение решит следующие вопросы:

    check1

    кого можно, а кого нельзя направлять в командировку

    Registration

    порядок оформления документов при направлении в командировку и ее продлении или отмене

    report

    порядок и сроки предоставление авансового отчета (подтверждающих документов), в том числе с использованием корпоративных карт

    Work

    режим работы командированного сотрудника (решение о явке на работу в день отъезда и возвращения)

    hands

    порядок действий при временной нетрудоспособности во время командировки

    rush

    порядок действий (документальное оформление) в случае, если работник выезжает в командировку или из командировки в иные сроки, чем оговорено в приказе о командировании

    Disbursement

    порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой

    working

    порядок направления в командировку определенных категорий сотрудников и дистанционных работников

    Check2

    порядок инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и др.

    Результат разработанного положения:

    1. Охват всех нюансов организации командировок – создание единого документа (регламента) для руководства всеми работниками организации

    2. Сотрудники в курсе трудового законодательства, знают свои права и обязанности в командировках: какие расходы им возместят (на какие дополнительно нужно согласование нанимателя), какие документы необходимо собрать, в какие сроки предоставить авансовый отчет и иные документы, что делать, если командировка отменилась и т.п.

    3. Исключение ошибок по налогам (на прибыль, подоходный налог) в связи с отсутствием или неверным оформлением документов

    Положение по командировкам – это локальный правовой акт организации, в котором максимально конкретно прописано, кто и что должен делать и за что нести ответственность и минимизация налоговых рисков.

    Кому нужно Положение (регламент) по командировкам:

    Руководителю организации и руководителям среднего звена (структурных подразделений)

    – устанавливают единые правила и подходы по всем вопросам командирования

    Бухгалтерии, кадровой службе, юридическому отделу

    – процесс становится понятным – кого, куда, как и какие документы оформить.

    Непосредственно командированному работнику

    поскольку он не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят – он должен строго следовать правилам, установленным в организации.

    Приложения к положению по командировкам:

    1. Авансовый отчет
    2. Примерная форма приказа об удержании невозвращенного неизрасходованного аванса из заработной платы подотчетного лица
    3. Примерная форма приказа о направлении в командировку (переносе сроков, отмене командировки)
    4. График командировок
    5. Образец служебной записки о необходимости направления в командировку
    6. Образец задания на командировку
    7. Отчет о выполнении задания
    8. Журнал регистрации положений
    9. И другие

    Варианты положений:

    Вариант “Эконом”

    economy

    Анализ и актуализация действующего Положения в организации
    Стоимость: от 185 руб.
    Срок выполнения от 5 рабочих дней.

    Вариант “Стандарт”

    standard

    Разработка Положения без учета особенностей организации
    Стоимость: от 540 руб.
    Cрок выполнения от 7 рабочих дней.
    Вы получите готовое положение без учета особенностей организации со стандартными приложениями.

    Вариант “Бизнес”

    business

    Разработка с учетом особенностей организации
    Стоимость: от 960 руб.
    Срок выполнения от 10 рабочих дней.
    Вы получите готовое положение с учетом особенностей организации со стандартными приложениями.

    Заполните данные для расчета стоимости разработки Положения по командировочным расходам для Вашей организации

    Есть ли в Вашей организации действующее положение по командировочным расходам?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Когда это положение было утверждено?
    Когда это положение было утверждено?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Численность работников?
    Численность работников?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Работники каких служб направляются в командировку?
    Работники каких служб направляются в командировку?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Действует ли положение по разъездному характеру работ?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Виды командировок:
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Используются ли корпоративные карты?
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Другое
    Другое
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Вариант разработки Положения
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Куда выслать Вам коммерческое предложение и как с Вами связаться?
    Email
    Email
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Имя
    Имя
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Телефон
    Телефон
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить
    Название компании
    Название компании
    Это поле нужно заполнить
    Это поле нужно заполнить

    Настоящим в соответствии с Законом «О защите персональных данных» от 07.05.2021 № 99-З Вы подтверждаете свое согласие на обработку ООО "БелАудитАльянс" персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование.

    ООО "БелАудитАльянс" гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заявок, обработку анкет и иных обязательств, принятых ООО "БелАудитАльянс" в качестве обязательных к исполнению.