Как не потерять налоговые вычеты из-за подписания документов неуполномоченным лицом

Бухгалтерское сообщество в 2021 году пережило некоторый шок после того, как налоговики в рамках камерального контроля выставляли к доплате НДС, не принимая к вычету уплаченный НДС по ЭСЧФ, подписанными вновь принятым главным бухгалтером, без надлежащего переоформления ЭЦП, после увольнения предыдущего ответственного лица.

Как следствие, НДС пришлось доплачивать живыми деньгами, а вычеты переподписывать и принимать к вычету в текущем налоговом периоде и в пределах исчисленного НДС по реализации.

А как быть с ЭЦП, если главный бухгалтер болеет? Или ушла в отпуск?

Правильный ответ – регламентировать работы компании по пользованию ЭЦП.

Сегодня трудно встретить субъекта хозяйствования, который в своей деятельности не применял ЭЦП, например, при выставлении ЭСЧФ на портал, подаче налоговых деклараций, отчетов в ФСЗН, статистики и т.д.

ЭЦП регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12. 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись

может представлять собой

  • флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности
  • специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭЦП создан для пользователей мобильных устройств
  • облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭЦП не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.

может представлять собой

  • должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей, например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела и т.д.,
  • ИП при ведении предпринимательской деятельности.

На практике самое большее, что имеет большинство организаций при работе с ЭЦП — это приказ о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП. 

Как следствие, данный вопрос никто в компании не контролирует – до момента, когда придется доплачивать налоги в бюджет. 

Какие задачи решает положение по ЭЦП:

1. Определяет лиц ответственных за подписание документов ЭЦП и порядок действий при их увольнении

Пример

В организации уволился главный бухгалтер. Вновь принятый на его место главный бухгалтер продолжал подписывать данным ЭЦП ЭСЧФ, декларации и т.д. Сумма превышения налоговых вычетов по НДС, как правило, направлялось организацией в счет уплаты других налогов.

По результатам камерального контроля организация не смогла принять к вычету НДС в данном отчетном периоде, т.к. ЭСЧФ подписан неуполномоченным лицом. Уплату других налогов пришлось платить «живыми» деньгами.

2. Определяет порядок хранения ЭЦП и действия ответственных лиц при утере (порче) ЭЦП

Пример

Работник ответственный за подписание ЭСЧФ оставил ЭЦП дома или потерял. Такая ситуация возникла поскольку в организации не регламентирован порядок хранения ЭЦП.

3. Использование ЭЦП, если лицо, уполномоченное на подписание им, отсутствует по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т.д.)

4. Регламентирует порядок продления сроков действия ЭЦП, в т.ч. (назначение ответственного лица за контролем срока действия ЭЦП)

Пример

Срок действия ЭЦП истек 18 июля 2021 г. (главный бухгалтер находилась месяц на больничном). 20 июля 2021 г – срок сдачи деклараций.

Не действующим ЭЦП подписать и отправлять декларации нельзя. За не сдачу деклараций в срок предусмотрена административная ответственность.

5. Минимизирует утечку информации, в том числе получение сведений по ЭЦП посторонними лицами и т.д.

Пример

Работник организации передал ЭЦП иному лицу. В результате сведения о размерах выручки, налогов и т.п. стали известны иным лицам. Такие последствия организация могла бы минимизировать, если в ЛПА был прописано, что ответственное лицо не вправе передавать ЭЦП иным лицам и предусмотрена ответственность.

Таким образом, одного приказа о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП недостаточно.

Для решения проблем организации целесообразно разработать положение или регламент по изготовлению, хранению и использовании ЭЦП в организации.

Разработаем для Вас локальный правовой акт, который позволит исключить ряд проблемных ситуаций, в том числе ведущих к штрафным санкциям

Вариант “Эконом”

economy

Основные положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации без приложений
Стоимость: от 250 руб.
Срок выполнения 5 рабочих дней.

Вариант “Стандарт”

standard

Положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации с учетом приложений
Стоимость: от 350 руб.
Срок выполнения 7 рабочих дней.

Вариант “Бизнес”

business

Положения (регламент) с учетом приложений и особенностей деятельности организации
Стоимость: от 450 руб.
Срок выполнения от 10 рабочих дней.

Заполните анкету  и узнайте точную стоимость разработки Положения по ЭЦП для Вас!

Есть ли в Вашей организации действующее положение по командировочным расходам?
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Вид деятельности
Вид деятельности
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Есть ли в Вашей организации действующее положение по ЭЦП
Есть ли в Вашей организации действующее положение по ЭЦП
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Дата утверждения положения (если оно имеется)?
Дата утверждения положения (если оно имеется)?
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Есть ли в Вашей организации иные документы, регламентирующие использование ЭЦП (указать какие)
Есть ли в Вашей организации иные документы, регламентирующие использование ЭЦП (указать какие)
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Численность работников в организации?
Численность работников в организации?
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Количество ключей ЭЦП в организации?
Количество ключей ЭЦП в организации?
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Виды документов, подписываемых ЭЦП (перечислить)
Виды документов, подписываемых ЭЦП (перечислить)
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Как с Вами связаться?
Email
Email
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Имя
Имя
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Телефон
Телефон
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить
Название компании
Название компании
Это поле нужно заполнить
Это поле нужно заполнить

Настоящим в соответствии с Законом «О защите персональных данных» от 07.05.2021 № 99-З Вы подтверждаете свое согласие на обработку ООО "БелАудитАльянс" персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование.

ООО "БелАудитАльянс" гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заявок, обработку анкет и иных обязательств, принятых ООО "БелАудитАльянс" в качестве обязательных к исполнению.