Главный бухгалтер, как и любой сотрудник организации, имеет право на трудовой отпуск. Однако, профессия «главный бухгалтер» имеет свои особенности. Чтобы отсутствие главного бухгалтера, особенно, если он единственный «хозяин» в бухгалтерии, не стало проблемой в работе организации, необходимо учесть определенные моменты.
1. Варианты замещения
Замещение главного бухгалтера может быть организовано следующим образом:
- временный перевод для замещения отсутствующего работника (ст.33 ТК);
- выполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (ст.67 ТК) (прим. — в трудовом договоре зам. главного бухгалтера, как правило, уже прописаны его обязанности по замещению главного бухгалтера);
- прием на работу на условиях срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника (в том числе на условиях совместительства) (п.4 ст.17 ТК);
- заключение на данный период договора с ИП или аутсорсинговой организацией.
2. Если сотрудники не хотят замещать главного бухгалтера в связи с отсутствием опыта, наличием ответственности, повышенной нагрузкой и т.п.
Иногда по ряду причин сотрудники отказываются замещать главного бухгалтера. В этом случае следует учесть, что:
- возложение дополнительных обязанностей возможно только с согласия работника (ст. 67 ТК), НО в этом случае наниматель вправе осуществить временный перевод на период временного отсутствия главного бухгалтера;
- временный перевод для замещения отсутствующего работника является переводом, осуществляемым в порядке производственной необходимости (ст.33 ТК). Перевод, не превышающий 1 месяца, осуществляется без согласия работника и обязателен для него (ст.33 ТК.).
Справочно
На время замещения отсутствующего работника переводимый сотрудник освобождается от выполнения трудовых обязанностей по ранее занимаемой должности (профессии) и ему предоставляется прежняя работа.
3. Подписание документов
Документы подписывает лицо, заменяющее главного бухгалтера по приказу, но важно учесть, что:
- Лицо, которое будет подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) должно иметь ЭЦП на свое имя, в противном случае документы не будут иметь юридической силы, подписанные ЭСЧФ не будут приняты во внимание, а НДС, соответственно, к вычету, а это уже «налоговые» издержки (потери) и т.д.
Рекомендация: позаботится о наличии ЭЦП замещающего работника целесообразно заранее.
- Для предоставления документов, деклараций по налогам, разъяснений, пояснений, получение документов из МНС и в других ситуациях на главного бухгалтера оформляется доверенность. Так же на лицо, замещающее главного бухгалтера необходимо кроме приказа на замещение оформить и доверенность.
4. Если во время отпуска главбуха начата камеральная проверка?
Необходимо обратить внимание на следующие ситуации:
- срок, указанный в уведомлении по камеральному контролю, может быть продлен руководителем (его заместителем) налогового органа на основании поданного плательщиком заявления с обоснованием необходимости его продления (п. 8 ст. 73 НК);
Справочно
Нахождение главного бухгалтера в отпуске является также уважительной причиной для продления сроков, однако, данную информацию следует в установленном порядке предоставить в налоговый орган.
- если не реагировать на уведомления по камеральному контролю, то:
- со дня, следующего за днем истечения срока реагирования на уведомление, начинается отсчет срока для составления акта камеральной проверки;
- будет рассмотрен вопрос о назначении проверки (п. 8, п. 13 ст. 73 НК).
Рекомендации:
- на уведомление по камеральному контролю необходимо реагировать в любом случае;
- замещающему лицу вменить в обязанности: контроль за входящими уведомлениями в личном кабинете налогоплательщика и в случае необходимости предоставление уведомления о продлении срока для ответа в связи с отсутствием главного бухгалтера.
5. Порядок передачи дел при уходе главбуха в отпуск
В данном случае главному бухгалтеру рекомендуется составить своего рода чек-лист:
Хорошего Вам отпуска!
с комментариями
от директора нашей компании
