Как не потерять налоговые вычеты из-за подписания документов неуполномоченным лицом?

Ситуации из жизни

Пример 1:

В организации уволился главный бухгалтер. Вновь принятый на его место главный бухгалтер продолжал подписывать данным ЭЦП ЭСЧФ, декларации и т.д. Сумма превышения налоговых вычетов по НДС, как правило, направлялось организацией в счет уплаты других налогов

По результатам камерального контроля организация не смогла принять к вычету НДС в данном отчетном периоде, т.к. ЭСЧФ подписан неуполномоченным лицом. Уплату других налогов пришлось платить «живыми» деньгами.

Пример 2:

Работник ответственный за подписание ЭСЧФ оставил ЭЦП дома или потерял.

Пример 3:

Срок действия ЭЦП истек 18 июля 2021 г. (главный бухгалтер находилась месяц на больничном). 20 июля 2021 г — срок сдачи деклараций.

Не действующим ЭЦП подписать и отправлять декларации нельзя. За не сдачу деклараций в срок предусмотрена административная ответственность.

Пример 4:

Работник организации передал ЭЦП иному лицу. В результате сведения о размерах выручки, налогов и т.п. стали известны иным лицам.

Бухгалтерское сообщество в 2021 году пережило некоторый шок, когда налоговики в рамках камерального контроля выставляли к доплате НДС, не принимая к вычету уплаченный НДС по ЭСЧФ, подписанными вновь принятым главным бухгалтером, без надлежащего переоформления ЭЦП, после увольнения предыдущего ответственного лица.

Как следствие, НДС пришлось доплачивать «живыми» деньгами, а вычеты переподписывать и принимать к вычету в текущем налоговом периоде и в пределах исчисленного НДС по реализации.

А как быть с ЭЦП, если главный бухгалтер болеет?
Или ушла в отпуск?

Правильный ответ – регламентировать работы компании по пользованию ЭЦП.

ЭЦП регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12. 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись может представлять собой:

• флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности;
• специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭЦП создан для пользователей мобильных устройств;
• облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭЦП не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.

Электронную цифровую подпись имеет право получить:

• должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей, например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела и т.д.;
• ИП при ведении предпринимательской деятельности

На практике самое большее, что имеет большинство организаций при работе с ЭЦП — это приказ о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП. 

Как следствие, данный вопрос никто в компании не контролирует — до момента, когда придется доплачивать налоги в бюджет.

С помощью положения по ЭЦП можно решить следующие задачи:

1. Определить лица, ответственных за подписание документов ЭЦП, и порядок действий при их увольнении

2. Определить порядок хранения ЭЦП и действия ответственных лиц при утере (порче) ЭЦП

3. Использование ЭЦП, если лицо, уполномоченное на подписание им, отсутствует по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т.д.)

4. Регламентировать порядок продления сроков действия ЭЦП, в т.ч. (назначение ответственного лица за контролем срока действия ЭЦП)

5. Минимизировать утечку информации, в том числе получение сведений по ЭЦП посторонними лицами и т.д.

Таким образом, одного приказа о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП недостаточно.