Как не потерять налоговые вычеты из-за подписания документов неуполномоченным лицом
Бухгалтерское сообщество в 2021 году пережило некоторый шок после того, как налоговики в рамках камерального контроля выставляли к доплате НДС, не принимая к вычету уплаченный НДС по ЭСЧФ, подписанными вновь принятым главным бухгалтером, без надлежащего переоформления ЭЦП, после увольнения предыдущего ответственного лица.
Как следствие, НДС пришлось доплачивать живыми деньгами, а вычеты переподписывать и принимать к вычету в текущем налоговом периоде и в пределах исчисленного НДС по реализации.
Сегодня трудно встретить субъекта хозяйствования, который в своей деятельности не применял ЭЦП, например, при выставлении ЭСЧФ на портал, подаче налоговых деклараций, отчетов в ФСЗН, статистики и т.д.
ЭЦП регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12. 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Электронная цифровая подпись
может представлять собой
- флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности
- специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭЦП создан для пользователей мобильных устройств
- облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭЦП не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.
имеют право получить
- должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей, например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела и т.д.,
- ИП при ведении предпринимательской деятельности.
Какие задачи решает положение по ЭЦП:
1. Определяет лиц ответственных за подписание документов ЭЦП и порядок действий при их увольнении
Пример
В организации уволился главный бухгалтер. Вновь принятый на его место главный бухгалтер продолжал подписывать данным ЭЦП ЭСЧФ, декларации и т.д. Сумма превышения налоговых вычетов по НДС, как правило, направлялось организацией в счет уплаты других налогов.
По результатам камерального контроля организация не смогла принять к вычету НДС в данном отчетном периоде, т.к. ЭСЧФ подписан неуполномоченным лицом. Уплату других налогов пришлось платить «живыми» деньгами.
2. Определяет порядок хранения ЭЦП и действия ответственных лиц при утере (порче) ЭЦП
Пример
Работник ответственный за подписание ЭСЧФ оставил ЭЦП дома или потерял. Такая ситуация возникла поскольку в организации не регламентирован порядок хранения ЭЦП.
3. Использование ЭЦП, если лицо, уполномоченное на подписание им, отсутствует по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т.д.)
4. Регламентирует порядок продления сроков действия ЭЦП, в т.ч. (назначение ответственного лица за контролем срока действия ЭЦП)
Пример
Срок действия ЭЦП истек 18 июля 2021 г. (главный бухгалтер находилась месяц на больничном). 20 июля 2021 г — срок сдачи деклараций.
Не действующим ЭЦП подписать и отправлять декларации нельзя. За не сдачу деклараций в срок предусмотрена административная ответственность.
5. Минимизирует утечку информации, в том числе получение сведений по ЭЦП посторонними лицами и т.д.
Пример
Работник организации передал ЭЦП иному лицу. В результате сведения о размерах выручки, налогов и т.п. стали известны иным лицам. Такие последствия организация могла бы минимизировать, если в ЛПА был прописано, что ответственное лицо не вправе передавать ЭЦП иным лицам и предусмотрена ответственность.
Таким образом, одного приказа о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП недостаточно.
Разработаем для Вас локальный правовой акт, который позволит исключить ряд проблемных ситуаций, в том числе ведущих к штрафным санкциям
Вариант «Эконом»
Основные положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации без приложений
Стоимость: от 400 руб.
Срок выполнения 5 рабочих дней.
Вариант «Стандарт»
Положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации с учетом приложений
Стоимость: от 600 руб.
Срок выполнения 7 рабочих дней.
Итоговая стоимость проекта формируется с учетом количества ключей, используемых в организации, масштабов деятельности организации и определяется индивидуально
