Положение по командировочным расходам. Что это и для кого?

Положение по командировкам – это локальный правовой акт организации, в котором максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, за что нести ответственность, а так же минимизация налоговых рисков. 

Кому нужно Положение (регламент) по командировкам:

• Руководителю организации и руководителям среднего звена (структурных подразделений) – устанавливают единые правила и подходы по всем вопросам командирования
• Бухгалтерии, кадровой службе, юридическому отделу – процесс становится понятным – кого, куда, как и какие документы оформить
• Непосредственно командированному работнику, поскольку он не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят – он должен строго следовать правилам, установленным в организации

Почему командировочным расходам при проверках уделяется предельное внимание?

• трудоемкий расчет и непонятные правила из инструкций;
• громоздкое документальное оформление и сбор подтверждающих расходы документов;
• каждому командированному работнику приходится несколько раз объяснять какие документы и в какой форме собираем + переписываем многократно авансовые отчеты;
• необходимость контролировать своевременный возврат подотчетных сумм;
• чуть что не так – налоговики снимут с затрат и досчитают налог на прибыль с пеней;
• неподтвержденные документами расходы – доход работника с начислением зарплатных налогов.

Разработанное положение решит следующие вопросы:

• кого можно, а кого нельзя направлять в командировку;
• порядок оформления документов при направлении в командировку и ее продлении или отмене;
• порядок и сроки предоставление авансового отчета (подтверждающих документов), в том числе с использованием корпоративных карт;
• режим работы командированного сотрудника (решение о явке на работу в день отъезда и возвращения);
• порядок действий при временной нетрудоспособности во время командировки;
• порядок действий (документальное оформление) в случае, если работник выезжает в командировку или из командировки в иные сроки, чем оговорено в приказе о командировании;
• порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой;
• порядок направления в командировку определенных категорий сотрудников и дистанционных работников;
• порядок инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и др.