В практической деятельности организации порой встречаются непредвиденные ситуации, связанные с утратой бланков накладных.
Для того, чтобы ответить на вопрос: «Что делать, если потерялась накладная?», нужно знать обстоятельства ее утери.
В зависимости от возникшей ситуации и действия, которые следует предпринять, будут отличаться.
Рассмотрим каждую ситуацию и способы ее решения подробнеe
1. Организация приобретает бланки и на стадии приемки по количеству и качеству обнаруживает, что в накладных каких-то номеров не хватает или имеется не все количество экземпляров, они испорчены (не пропечатаны, склеены и т.п.).
В данной ситуации организации в соответствии с п. 26 Положения о приемке по количеству и качеству необходимо составить в 4 экземплярах в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков и передать 3 экземпляра акта в организацию, где приобретались бланки. В акте необходимо указать претензию и, если это брак товарных накладных, то его необходимо отправить вместе с актом.
2. Утеря бланков может произойти и внутри организации.
В этом случае материально ответственное лицо за хранение бланков строгой отчетности должно в день обнаружения уведомить своего непосредственного руководителя и руководителя организации. В течение трех рабочих дней со дня обнаружения должна быть создана комиссия для проверки факта утери бланков накладных. По результатам проверки утвержденный акт не позднее следующего рабочего дня за днем его утверждения следует представить в ИМНС. Это необходимо сделать для того, чтоб бланк был признан недействительным и им не могли воспользоваться в корыстных целях.
Как показывает практика, в организации необходимо назначить ответственных лиц за проверку принадлежности бланков накладных отправителю. Это поможет в дальнейшем решить многие вопросы, в том числе и с контролирующими органами.
3. Возможна ситуация, когда одна из сторон сделки теряет уже заполненный бланк накладной
В данном случае, как и в прошлой ситуации, необходимо поставить в известность руководителя организации и создать комиссию по расследованию случаев утери первичного документа. От ответственных лиц необходимо затребовать объяснительные. В налоговую инспекцию в данном случае сведения не передаются. Выписка дубликата товарных накладных не предусмотрена законодательством.
Для подтверждения хозяйственной операции у второй стороны сделки необходимо затребовать заверенную копию товарной накладной, в противном случае подтвердить саму хозяйственную операцию будет проблематично. Если вторая сторона сделки отказывается выдавать заверенную копию товарной накладной или документ у них также утерян, то организации необходимо предпринять меры к восстановлению (созданию) первичного документа. Основанием могут быть акты сверки расчета, выписанные и подтвержденные ЭСЧФ и т.п. На основании их целесообразно составить бухгалтерскую справку, под которую подложить документы, которые могут подтвердить сделку.
Если товарные накладные отправлялись по почте и утеряны при почтовой пересылке организации необходимо в обязательном порядке предпринять меры к поиску корреспонденции, выставить почте претензию и т.п..
Организации следует помнить, что утеря первичных учетных документов может привести к доначислению налоговых платежей в бюджет, к административной ответственности, а также к никому ненужному спору с контролирующими органами по умышленному уничтожению первичных документов.
Справочно: всю информацию о бланках можно найти на сайте
С 1 января 2019 п. 1.16 статьи 22 Налогового кодекса Республики Беларусь на плательщиков возложена обязанность по проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства. А в случае их оформления от имени белорусской организации или белорусского индивидуального предпринимателя — проверять принадлежность их отправителю товара и действительность бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. (Письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 17.04.2019 N 8-2-11/00243 «О проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства»).
с комментариями;
от директора нашей компании;
