Использование личного транспорта сотрудника в служебных целях – популярный инструмент решения транспортных вопросов в компании.

Вместе с тем, на практике возникает множество вопросов с таким инструментом:

неурегулирование существенных вопросов договора, важных для бухучета и расчета налогов;
нарушения при оформлении первичных документов с позиции экономической обоснованности таких расходов;
несопоставимость компенсации за легковой автомобиль размеру начисленной заработной платы;
контроль за расходом топлива в рабочее время по служебным целям и поездки в нерабочее время и т.п.

Давайте разбираться

Правило 1. Размер компенсации (или порядок ее расчета), сроки её выплаты следует закрепить в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях или в трудовом договоре с сотрудником.

Правило 2. Размер имеет значение. Сотрудник работает на 0,5 ставки, его начисленная заработная плата 1000 руб., а компенсация за износ автомобиля – 1500 USD в эквиваленте.

Согласно ст.106 Трудового кодекса размер компенсации за износ определяется по договоренности с нанимателем. Но тут явный «перебор»: это какой же пробег по служебным делам должно иметь авто, если его владелец за 4 года такой вот «компенсации» может купить новенький BMW X5? При этом, даже не работая на полную ставку.

Вопросы контролирующих органов гарантированы: «скрытая зарплата», занижение подоходного налога, и завышение затрат для налога на прибыль, очевидны. Поэтому сумма компенсации за износ должна быть в разумных пределах и иметь экономическое обоснование.

Правило 3. Износ авто и его ремонт – не одно и тоже!

Трудовым кодексом предусмотрена компенсация именно за износ (амортизацию) личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях. Износ происходит при эксплуатации авто в течение всего пробега в служебных целях. Ремонт – ситуация разовая: сломалось авто – его надо чинить здесь и сейчас. Случиться это может по причинам, не зависящим от организации: неумелая езда или плохой уход за авто самого сотрудника, ДТП и т.п.

Компенсация этих расходов Трудовым кодексом не предусмотрена, но и не запрещена. Её порядок следует указать в договоре с сотрудником. Аналогично – расходы, связанные с ремонтом шин или их заменой.

Правило 4. Правильно включаем компенсацию в затраты для налогообложения.

Во-первых, в состав затрат для налогообложения налогом на прибыль включается только компенсация за износ автомобиля. Расходы на ремонт, на замену шин при налогообложении налогом на прибыль не участвуют, т.к. они не предусмотрены законодательством.

Во-вторых, если сотруднику установлен разъездной характер работ, то компенсация включается в состав затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль в полном объеме.

Но бывает и так. Организация находится далеко за пределами населенного пункта, удобного регулярного транспортного сообщения нет. Разъездной характер работ сотрудникам не установлен. Поэтому с ними заключены договоры на использование личных автомобилей в служебных целях. Для налога на прибыль можно учесть эту компенсацию только в составе прочих нормируемых затрат.

Правило 5. Не забываем про подоходный налог.

Компенсация за износ автомобиля освобождается от подоходного налога согласно ст.208 Налогового кодекса. Но компенсация таких расходов, как ремонт, страховки, замена шин, техническое обслуживание – это уже доход сотрудника, который подлежит налогообложению. И возмещение таких расходов следует также зафиксировать в договоре.

Правило 6. Создайте в компании ЛПА и распишите внутренние правила использования легкового автомобиля в служебных целях и компенсации расходов.

Структурированная информация позволяет избежать ошибок как на уровне заключения договора, так и в процессе совершения хозяйственных операций. Установление правил действия и взаимодействия делает процесс понятным как для тех, кто оформляет такие документы, так и для работников компании.