Положение по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок
На сегодняшний день практически у каждой компании в учете присутствует использование личного автомобиля работника в служебных целях, по договору безвозмездного использования или аренды транспортного средства работника в производственных целях.
Как минимум, это удобно для компании – решается масса задач без привлечения финансовых ресурсов компании.
Пример
Организация с работником (зам. директора) заключила соглашение об использовании личного транспортного средства работника для нужд нанимателя в рамках трудового законодательства. По данному соглашению работнику выплачивается компенсация, возмещаются расходы на топливо. У организации расходы на компенсацию и топливо учитываются в составе затрат при исчислении налога на прибыль.
Для организации учета расходов ведется путевой лист, подтверждающий использование транспортного средства в производственных целях, и на конец месяца составляется накопительная ведомость по факту расхода топлива.
Вместе с тем, автомобиль используется не только для нужд компании в рабочее время, но и работником в личных целях в нерабочее время (поездки после работы, в выходные дни, за городом, на дачу и т.п.). В путевых листах информация о пройденном километраже отражается накопительным способом по поездкам в рабочее время, без учета поездок в личных целях в нерабочее время.
То есть возникают сомнения в достоверности информации о расходах на топливо, использованной в производственных целях и учитываемых в составе затрат для налога на прибыль, так как не ведется раздельный учет.
Последствия
Суммы расходов на топливо, израсходованное не на производственные цели, могут быть расценены как социальные выплаты с соответствующим налогообложением зарплатными налогами (подоходный налог, отчисления в ФСЗН и Белгосстрах) и исключены из состава затрат, принимаемых для налога на прибыль.
Суммы компенсации за использование легкового транспортного средства в служебных целях могут быть исключены из состава затрат, учитываемых для налога на прибыль.
Все расходы по транспортному средству, не имеющие отношения к производственному процессу, исключаются из состава затрат для налога на прибыль.
Что делать?
Решить задачу и снизить налоговые риски можно путем регламентации процесса использования транспортным средств в служебных целях и закрепления его в локальном акте организации, например, Приказ/Положение/Регламент/Стандарт – выбирайте что хотите, главное содержание.
Какие задачи должен решить такой документ
![noun_Planning_3034147-2 Planning](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/11/noun_Planning_3034147-2-70x70.png)
Определить перечень должностей, которым при выполнении служебных заданий необходимо использование транспортных средств.
![report1 report](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/11/noun_report_3470141-22-70x70.png)
Разработать типовую форму договора использование личного автомобиля работника в служебных целях, договора безвозмездного пользования или договора аренды транспортного средства в зависимости от производственной необходимости и условий договоренности с работником.
![noun_confidentiality_30487286 noun_confidentiality_30487286](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/10/noun_confidentiality_30487286-70x70.png)
Установить правила заключения названных договоров в ситуации, когда стороной по договору является директор и он лично не может заключить договор сам с собой.
![noun-driving-lessons-3371893 noun-driving-lessons-3371893](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2022/03/noun-driving-lessons-3371893-70x70.png)
Установить правила использования транспортного средства в служебных целях в рабочее время и в личных целях в нерабочее время.
![noun_Document_2477878_ -5 Document3](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/10/noun_Document_2477878_-5-70x70.png)
Разработать систему документооборота для таких ситуаций, форму документов, алгоритмы заполнения, сроки сдачи и ответственность.
![working1 working](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/11/noun_working_42754696-70x70.png)
Назначить лицо, ответственное за организацию и контроль за исполнением принятых правил.
Варианты разработки:
Вариант “Эконом”
![economy economy](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/10/noun_Saving_3533474_7-70x70.png)
Представляет собой образец Положения по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок без разработки форм документооборота.
Стоимость: от 1050 руб.
Срок исполнения – 10 рабочих дней.
Вариант “Стандарт”
![standard standard](https://belaudit.by/wp-content/uploads/2021/11/noun_quality_18790026-70x70.png)
Представляет собой разработанное консультантом для организации Положение по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок с учетом приложений с учетом конкретных особенностей деятельности и специфики бизнес-процессов.
Стоимость: от 1500 руб.
Срок исполнения – 15 рабочих дней.
Экспертиза действующего в организации Положения или порядка использования транспортных средств работников для служебных поездок
Что включает
- ознакомление и анализ разработанного в организации Положения или иных локальных актов;
- оценка действующего документа и порядка, анализ сложившейся системы на предмет соответствия действующему законодательству;
- определение рациональности сложившегося подхода и достаточности документального оформления требованиям законодательства в области бухгалтерского и налогового законодательства;
- выявление противоречий и недостатков в сложившейся системе организации использования транспортных средств работников в служебных целях, нечеткость описание действий или полное их отсутствие.
По результатам экспертизы будут оформлены рекомендации в письменной форме по внесению необходимых изменений или дополнений.
Стоимость: от 750 руб.
Срок исполнения – 7 рабочих дней.
Сведения, материалы и документы, которые предоставляются Клиентом в письменном виде (по электронной почте) либо в ходе устных переговоров
- Общая характеристика деятельности организации.
- Действующие локальные акты, регламентирующие правила использования личных транспортных средств работников для служебных поездок (в том числе, шаблоны договоров, форму документов по учету и списанию топлива и т.д.).
- Перечень должностей сотрудников, с которыми заключены договора, их должностные обязанности и описание служебных заданий, при которых используется транспорт.
- Другая информация по запросу консультанта в зависимости от особенностей бизнес-процессов.