Инвентаризация как эффективный инструмент контроля

Из жизни

Однажды организация решила провести инвентаризацию ТМЦ на складе. Итог –  выявлена крупная недостача готовой продукции на сумму 123 тыс. руб.  Организация обратилась в суд с иском о привлечении к материальной ответственности работников и о взыскании с них суммы недостачи. Решение суда было принято в пользу работников, которые смогли доказать, что причиной недостачи стали не их действия, а ошибки в бухгалтерском учете.

Судебной тяжбы можно было избежать, осуществляя периодически инвентаризации и выявляя причины образовавшихся отклонений.

Инвентаризация – это элемент системы контроля: если ответственное лицо знает, что его ценности обязательно проверят и с него спросят за всё, то соблазнов что-то делать «не так, как надо», будет гораздо меньше.

Базовые правила инвентаризации

1. Инвентаризация должна проводится фактически, а не формально

Инвентаризация «для галочки» может плохо закончиться: недостачи и излишки рано или поздно всё равно вскроются, но виновные лица уже могут быть «в не зоны доступа». Инвентаризацию «для галочки» распознать легко: «не те результаты» всплывают при выборочной проверке материальных ценностей контролирующими органами, или излишки «вдруг» появятся в дальнейшем. Всё это – возможные убытки в будущем. Поэтому реально всё считаем и проверяем.

И при чем тут директор и собственник? Просто кто-то получит меньше дивидендов.

2. Материально ответственное лицо обязательно должно присутствовать при проведении инвентаризации

Может, без него обойдемся? Обойдемся. Но предъявить потом претензии не получится.

Пример из практики

По приказу руководителя проводится инвентаризация зданий и сооружений. Материально ответственное лицо заявляет о том, что оно очень занято, не может присутствовать при пересчете и все документы обязательно подпишет позже. В результате – недостача и материально ответственное лицо отказывается её признавать и подписать документы.

Если не может присутствовать по уважительной причине (болезнь, отпуск, командировка) – переносите инвентаризацию!

3. Ведомости, описи, протокол – это всё так сложно…

Зачем портить бумагу и складировать ненужные документы?

Пример из практики

Руководитель небольшого частного предприятия наконец-таки решил провести инвентаризацию имущества, закрепленного за торговым представителем в другом городе. Оказалось, что имущества по факту нет. Как нет выручки от реализации в виде наличных денежных средств, не оприходованных в кассу организации. Выяснилось, что торговый представитель заключал договоры купли-продажи, продавал имущество, а деньги забирал себе. Уволился и покинул Беларусь. Милиция разводит руками: состава преступления нет, идите в суд. По факту, это убытки предприятия.

4. Разбираемся с каждым случаем недостачи, излишка, пересортицы

Главное не только наказать виновных лиц (хотя куда же без этого!), а выявить причины этих явлений. Важно ведь и не наломать дров с работниками: недостачи зачастую возникают по причине несвоевременного оформления документов, а не хищения.

Пример из практики

При инвентаризации основных средств выявлена недостача сарая. Ясно, что его украсть никто не мог. Сарай был демонтирован, но материально ответственное лицо своевременно не оформило документы на списание.

С излишками тоже не всё гладко. Казалось бы, здесь вопросов нет: принять к бухгалтерскому учету и всё! Но если есть излишек, значит кто-то что-то когда-то неправильно посчитал! А это уже недостаток системы внутреннего контроля организации.

5. Цель инвентаризации не только в том, чтобы проверить количество активов, но и в том, чтобы проверить качественное  состояние

Пример из практики

В ходе инвентаризации проверен автотранспорт организации. Выяснилось, что в мастерской на ремонте находится автомобиль «Нива», причем уже более 4 месяцев. Амортизация по автомобилю включалась в состав затрат.

В гараже также находился грузовой автомобиль «МАЗ» в полуразобранном состоянии. Вряд ли он уже куда-нибудь поедет! Поэтому по результатам инвентаризации принято решение о внесении исправлений в бухгалтерский учет в части амортизации «Нивы» и о списании автомобиля «МАЗ».

Ещё больше практических ситуаций и проблемных вопросов Вы услышите на вебинаре