Как оформить приказ на командировку сотрудника?

Направлять работника в служебную командировку следует приказом нанимателя (п.2 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176). Поскольку этот документ также является основанием для расчета и выплаты денежных средств работнику, связанных со служебной командировкой, то  от правильного оформления приказа зависит правильность расчетов с работниками по служебным командировкам и порядок налогообложения (налог на прибыль, подоходный налог, ФСЗН)  понесенных расходов.

В приказе необходимо (целесообразно) указать следующие сведения:

• Фамилии, имена, отчества и должности командируемых сотрудников (не лишним будет указать структурное подразделение и табельный номер работник).
• Место командирования: юридическое лицо, структурное подразделение, его адрес, или местность, куда командируется сотрудник.

Справочно: служебная командировка – это служебная поездка работника по распоряжения нанимателя в другую местность, поэтому в приказе следует оговорить, куда именно командируется сотрудник.

• Сроки командирования, а в случае необходимости в приказ необходимо внести изменения о продлении (смещении, сокращении) сроков командирования или ее отмене с указанием причины.

Справочно: сроки являются основанием для расчета аванса и выплаты суточных и расходов по найму жилого помещения сотрудникам. Кроме этого, сроки, установленные приказом, обязывают сотрудника отправляться в командировку и возвращаться из неё в дни, определенные приказом, а не по своему усмотрению. В случае изменения сроков командирования (продление командировки или, наоборот, досрочное возвращение из неё) необходимо внести изменения в приказ.

• Цель командирования (производственная или не производственная: участие в выставке, приобретение/доставка материалов и (или) основных средств и т.д.

Справочно: не указание цели командирования может привести к неверному отражению расходов на счетах бухгалтерского учета – на затратных счетах вместо 08 или 10 счета и т.д.

• Порядок и сроки выплаты аванса: валюта аванса, выплата из кассы, перечисление на личную дебетовую карточку, предоставление корпоративной карточки.
• Транспорт следования, в том числе и использование личного автотранспорта.

Справочно: доставка сотрудника к месту командировки может быть разными способами: транспортом общего пользования, транспортом, предоставляемым принимающей стороной, служебным транспортом, личным транспортом, используемым в служебных целях. Например, в случае если согласно приказу доставка осуществлялась служебным транспортом, но работник решил воспользоваться общественным, то возмещение расходов по проезду не производится. Поэтому важно в приказе указать, как будет осуществляться доставка работников к месту командирования и обратно.

• Порядок проживания: за наличный расчет на основании предоставленных документов, возмещение расходов по нормам без предоставления документов или проживание в жилом помещении, которое было предоставлено (оплачено, забронировано) нанимателем или принимающей стороной.
• Важно! Если наниматель предоставил работнику жилое помещение, пригодное для проживания, в т.ч. путем его бронирования или безналичной оплаты, указав это в приказе, а работник по своей инициативе понес расходы по найму другого помещения, то эти понесенные работником расходы ему не возмещаются. В данной ситуации наниматель обеспечил работника жильем и гарантии и компенсации, указанные в ст.95 Трудового кодекса, в части найма жилья не применяются.
• Информацию о том, когда работники командируются на незначительные расстояния и предполагается их ежедневное возвращение к месту постоянной работы, это также следует указать в приказе.
• Информацию о маршруте следования при отсутствии прямого транспортного сообщения между населенными пунктами или если расписание транспорта не подходит для командировки.

Пример

Работник командирован из Полоцка в Гомель, есть прямой поезд, но его расписание не удобно для выполнения служебных задач. Поэтому в приказе целесообразно указать маршрут следования с пересадками, например Полоцк – Минск – Гомель и наоборот.

• Информацию о проживании сотрудника, если проживание планируется в одном населенном пункте, а выполнение служебного задания – в другом, в приказе также следует указать при необходимости про возмещение расходов по проезду от места проживания к месту командировки и обратно.

Пример

Сотрудник командирован в г. Жабинка Брестской области с 04 по 06 апреля 2023 года с проживанием в г. Бресте.

• Необходимость оформления командировочного удостоверения, если организация использует его.
• Обеспечение питанием за счет нанимателя или принимающей стороны и это документально подтверждено (например, предоставлено приглашение принимающей стороны), рекомендуем это указать в приказе на командирование, т.к. от этого зависит размер суточных.
• Порядок возмещения иных расходов согласно п.24 Положения №176.
• Необходимость оформления задания на служебную командировку и (или) отчета по служебной командировке.
• И другую информацию в зависимости от специфики командировки.