Директор уходит в отпуск: что нужно знать?

Директор, как и любой работник организации имеет право на отпуск. Отличие в том, что когда уходит обычный сотрудник в отпуск – это «стандартная» ситуация, когда уходит руководитель – не совсем.

Что нужно знать, когда руководитель уходит в отпуск ?

Директор не ходит в отпуск: это нормально ?

• нормы, регулирующие предоставление трудовых отпусков, распространяются на руководителя организации так же, как и на других работников, т.е. директор должен ходить в отпуск ежегодно, как и другие работники;
• выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск директору можно, как и другим работника, если:
  • фактически использовано не менее 21 календарных дней трудового отпуска;
  • при увольнении независимо от его основания выплачивается денежная компенсация за все дни неиспользованного отпуска.

Как оформить отпуск руководителю ?

• для руководителя организации, в т.ч. для единственного участника ООО, который является одновременно и директором, трудовым и иным законодательством не предусмотрены особенности по оформлению трудовых отпусков;
• если уставом общества решение вопроса о предоставлении отпуска директору общества отнесено к компетенции органов управления, заявление пишется на имя председателя общего собрания участников (акционеров) общества или собранию в целом (в УП — собственнику имущества УП) и основанием для издания документа о предоставлении отпуска является протокол общего собрания участников;
• если уставом общества решение вопроса о предоставлении отпуска не отнесено к компетенции органов управления, то решение о предоставлении отпуска директору принимает сам директор;

Важно: бухгалтеру и кадровым работникам, занятыми в организации оформлением отпусков необходимо заглянуть в Устав организации.

Справочно
Нанимателем директора общества является само общество.
Руководитель и в том, и в другом случае подписывает приказ о предоставлении отпуска, но право подписи может быть делегировано директором иному работнику организации на основании приказа.

• при оформлении трудового отпуска руководителя следует оформить приказ (распоряжение, решение) или записку об отпуске по форме согласно приложению к постановлению Минтруда и соцзащиты от 04.10.2010 № 139;
• при составлении графика отпусков отпуск директора организации также должен быть в него включен.

Кто замещает директора ?

• при отсутствии руководителя (отпуск, больничный, командировка и т. д.) по общему правилу выполнение должностных обязанностей по руководству и управлению организацией возлагается на заместителя (одного из заместителей);
• если заместителя директора в организации нет, то рассматриваются следующие варианты:
  • временный перевод для замещения отсутствующего работника (директора);
  • совмещение профессий (должностей);
  • делегирование полномочий (руководителю организации необходимо выдать доверенность другому лицу на представление интересов организации);
  • совместительство.

Справочно
Исходя из сложившейся практики в организациях применяется делегирование полномочий на основании доверенности.

Необходимо ли производить доплату за временное замещение руководителя?

• если руководителя организации заменяет заместитель руководителя, то заместитель не освобождается от своих обязанностей при выполнении обязанностей руководителя, доплата не устанавливается, дополнительно приказ о возложении обязанностей не издается поскольку замещение руководителя организации должно быть указано в контракте заместителя директора;
• при временном заместительстве оплата труда работника, который временно переводится для замещения директора, устанавливается в коллективным договором, в Положении об оплате труда, отдельном приказе и т. п.;
• при совмещении размер доплаты устанавливается нанимателем по соглашению с работником в отдельном приказе;
• при делегировании полномочий размер доплаты может оговариваться в отдельном локальном акте организации;
• при приеме на работу по совместительству оплата труда совместителя устанавливается в соответствии с действующим штатным расписанием и отражается в трудовом договоре.

Как подписывать документы лицом, временно замещающим директора?

• при подписании документов лицо, назначенное исполняющим обязанности руководителя, должно указывать свою должность согласно трудовому договору, допускается указывать и.о., но не допускается ставить «за» или «/» перед наименованием должности, например, и.о. директора — зам. директора.

Можно ли не назначать исполняющим обязанности директора на период трудового отпуска директора?

Нет, так как в каждой организации должен быть исполнительный орган, который работает постоянно.

Подписание документов директором (иные действия) во время отпуска:

• под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей (ч.1 ст.150 ТК). То есть в период отпуска трудовые обязанности не исполняются, а приступить к трудовым обязанностям до окончания отпуска можно только на основании приказа об отзыве из трудового отпуска (ч.2 ст.174 ТК);
• в случае необходимости подписания документов можно оформить отзыв из отпуска на 1 или несколько дней для подписания документов;
• невыполнение указаний директора, находящегося в отпуске работниками организации правомерно и не может рассматриваться, как нарушение.

Прочие актуальные вопросы

• отсутствие доверенности у лица, подписавшего договор и иные документы, приведет к признанию документов недействительными;
• в случае временного приостановления деятельности организации (короновирус, санкции и т.п.) и оформлении руководителем социального отпуска без сохранения зарплаты обязанности по начислению обязательных страховых взносов в ФСЗН не возникает;
• необходимо обратить внимание на затраты, учитываемые при налогообложении, например, использование мобильной связи во время отпуска, списание топлива при использовании автомобиля организации в личных целях и т.п. Кроме того, следуют учесть, что такие расходы организации являются доходами в натуральной форме для физлица с  соответствующим налогообложением;
• подделка подписи – это незаконно (если какие-то документы не были пописаны руководителем до отпуска, но должны были, то следует дождаться выхода руководителя из отпуска, поскольку подпись заместителя директора за тот период тоже не будет иметь силы).