Открываем отпускной сезон: что нужно не забыть бухгалтеру?

1. Срок выплаты отпускных

Обязанность  выплатить «отпускные» установлена  законодательством — не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК). С 28.01.2020 года эта норма распространяется как на работников с которыми оформлены трудовые договоры, так и контракты.

Ранее (до 28.01.2020) работникам, с которыми были заключены контракты, отпускные можно было выплатить и позже — за один день до начала трудового отпуска.

В законодательстве установлен крайний срок выплаты отпускных. Более раннюю дату определяет сама организация, например за неделю в отпуск или иной срок.

Исходя из сложившейся практики,  иногда работники  хотят  трудовой отпуск оформить накануне на следующий день, а бухгалтера или кадровые работники нанимателя требуют от работников заявление о том, что они не будут возражать против перечисления  отпускных в более поздний срок чем 2 дня до начала отпуска. Такой подход не правомерен и перечисление среднего заработка за время трудового отпуска при наличии соответствующего заявления работника будет расцениваться как нарушение законодательства  нанимателем.

При исчислении срока выплаты отпускных следует учитывать, что в расчет не включается:

• день начала отпуска, т.к. установлено, что выплата отпускных должна быть произведена до начала отпуска;
• день выплаты отпускных, поскольку определено, что отпускные выплачиваются не позднее чем за два дня (ст. 176 ТК).

Между днем выплаты отпускных и днем начала отпуска должно быть как минимум два дня.

Если крайний день выплаты отпускных попадает на выходной день или праздник, то выплату следует произвести накануне (ст. 73 ТК).

Справочно: порядок выплаты отпускных оговаривается, как правило, в локальных нормативных актах. Законодательство изменяется. Поэтому рекомендуем организациям периодически пересматривать свои внутренние документы на предмет соответствия действующему законодательству, а так же оптимизации затрат, документооборота и т.п. Во исключение спорных ситуаций порядок документального оформления и сроки выплаты отпускных целесообразно включить в Положение по оплате труда.

Последствия для организации при нарушении срока выплаты отпускных:

• невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, иных выплат, причитающихся работнику от нанимателя в соответствии с законодательством, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 50 базовых величин (ч. 3 ст.10.12 КоАП);
• нанимателю нужно также учитывать, что несвоевременная выплата отпускных может стать основанием для досрочного расторжения трудового договора (контракта) по требованию работника (ст.41 ТК);
• в случае невыплаты в установленный срок отпускных работник имеет право не начинать использовать отпуск, а перенести его на другое согласованное с нанимателем время текущего рабочего года (п. 5 ч. 1, ч. 3 ст. 171 ТК) (прим. — если работник, несмотря на невыплату отпускных в установленные сроки, ушел в отпуск, то считается, что своим правом на перенос отпуска на другое время он не воспользовался);
• должностное лицо нанимателя, виновное в невыплате отпускных может быть привлечено к дисциплинарной ответственности (ст. 197, 198 ТК).

2. Отказ работника от использования трудового отпуска

Иногда в практике складываются следующие ситуации:

• работник отказывается писать заявление на отпуск;
• работник отказывается от ознакомления с приказом (распоряжением), запиской о предоставлении трудового отпуска;
• после документального оформления трудового отпуска работник продолжает ходить на работу.

Отказ работника от использования трудового отпуска следует зафиксировать документально.

Если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. В таком случае компенсация за неиспользованный отпуск не пропадает, а выплачивается при увольнении.

3. Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска с переносом его части на другой срок

При отзыве работника из отпуска неиспользованная в связи с этим часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может предоставляться работнику в другое время (ст. 174 ТК).

Если часть отпуска переносится на другой срок, сумма отпускных, приходящихся на перенесенные дни отпуска, засчитывается в счет заработной платы за выполненную работу или отработанное время (п. 8 Инструкции № 47).

Бухгалтеру при отзыве из отпуска и переносе неиспользованных дней отпуска на другой срок сумму отпускных, начисленных ранее за переносимые дни отпуска, необходимо в бухгалтерском учете отсторнировать.

4. Бухгалтерский учет переходящих отпусков

Переходящие отпускные, которые относятся к следующему календарному месяцу, в месяце начисления учитываются на счете 97 «Расходы будущих периодов», а затем в месяце, к которому они относятся, списываются на счета учета расходов по текущей деятельности (п. 76  Инструкции № 50).

5. Подоходный налог при переходящих отпусках

При расчете переходящего отпуска подоходный налог необходимо удержать из всей суммы отпускных.

Необходимо обратить внимание, что подоходный налог следует в дальнейшем  пересчитать — при начислении зарплаты и других выплат за каждый месяц, за который выплачивались отпускные.

6. Материальная помощь к отпуску

Наниматель обязан при предоставлении трудового отпуска (а при разделении его на части — при предоставлении одной из частей отпуска) производить работнику единовременную выплату на оздоровление в размере, определяемом законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором (ст.182 ТК).

Матпомощь на оздоровление к отпуску  подлежит обложению подоходным налогом в части превышения установленного необлагаемого предела: 2 440 руб. — для работников по основному месту работы, 161 руб. – для совместителей.

Матпомощь на оздоровление к отпуску относится к п.13 Перечня № 115, то есть  сумма данной материальной помощи признается доходом для исчисления страховых взносов в сумме превышения установленного необлагаемого предела: 2 440 руб. — для работников по основному месту работы, 161 руб. – для совместителей.

Справочно: в новой редакции Перечня № 115 (с 1.01.2022 г.)  закреплен подход для начисления взносов, аналогичный исчислению подоходного налога на суммы материальной помощи, то есть  введен максимальный предел льготируемых сумм материальной помощи, равный пределу для исчисления подоходного налога, указанному в п. 23 ст. 208 НК.

Матпомощь на оздоровление к отпуску включается в состав прочих нормируемых затрат при исчислении налога на прибыль  (подп.2.1 п.2, п.3  ст.171 НК).