Смена руководителя организации. На что обратить внимание?

Как грамотно подойти к процессу смены директора? Через какие процедуры обязательно нужно пройти при передаче дел и какие документы оформить?

Почему так важно смену директора оформить по всем правилам? Отсутствие в Беларуси практики надлежащей передачи дел от директора к директору и сопутствующих этому процессу документов – основа множества корпоративных споров и уголовных дел. Поэтому расскажем подробно, как грамотно действовать при подобной ситуации.

Смена директора – алгоритм действий

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора.

Какие документы необходимы:

• заявление действующего директора на увольнение или решение собственников с уведомлением руководителя в установленные сроки о принятом решении;
• решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
• кадровые приказы об увольнении и назначении

Справочно: документальным основанием издания приказа об увольнении (назначении нового) руководителя в зависимости от организационно-правовой формы и системы органов управления возглавляемой им организации могут послужить:

• • протокол общего собрания участников
  • протокол общего собрания акционеров
  • протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета)
  • решение собственника имущества предприятия
  • приказ вышестоящей организации-собственника (в отношении организаций государственной формы собственности).

• приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
• приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
• контракт с новым директором о назначении на должность
• договор о материальной ответственности с новым руководителем
• записи в трудовую книжку
• заполнение и предоставление форм персонифицированного учета (форма ПУ-2)

Справочно: с 1 апреля 2022 года сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 предоставляются:

• • при приеме на работу – не позднее 5 календарных дней со дня приема;
  • при увольнении с работы – не позднее дня увольнения.

• проверка знаний по охране труда
• воинский учет в случае необходимости

2. Проведение инвентаризации

Согласно п. 2 ст. 13  Закона «О бухгалтерском учете и отчетности»  проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно в следующих случаях:

• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• при возникновении ЧС;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

При отсутствии выше перечисленных оснований при смене руководителя организации инвентаризация активов и обязательств организации не требуется. Однако, во избежание спорных ситуаций в дальнейшем с возникновением недостач и излишком и причин и сроков их возникновения при смене руководителя рекомендуется провести инвентаризацию. Поскольку объемы инвентаризации могут быть значительны ее проведение не следует откладывать на последние дни работы, а целесообразно провести в более ранние сроки.

3. Составление акта приема-передачи дел

В связи с отсутствием в законодательстве порядка, по которому директор должен передавать документы при увольнении данный  вопрос целесообразно решить на уровне  общего собрания участников.

Исходить следует из того, что увольняемый директор должен передать новому руководителю по акту приемки-передачи в присутствии созданной комиссии (из числа работников организации, наприер, заместителя директора, юриста, главного инженера, бухгалтера или главного бухгалтера) всю необходимую документацию и иные находящиеся в его ведении предметы.

На законодательном уровне отсутствует форма акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации. Поэтому форму, порядок подписания и утверждения такого акта необходимо определить на уровне организации самостоятельно, например, в отдельном локальном акте или непосредственно в приказе на увольнение (назначение) нового руководителя.

Законодательством  так же не закреплен перечень документов и дел, которые необходимо передавать при смене руководителя. Данный перечень документов (дел) зависит от полномочий руководителя организации. По нашему мнению в данный перечень необходимо включить:

• учредительные и иные правоустанавливающие и регистрационные документы
• печать
• акт инвентаризации имущества и обязательств
• акт передачи числящегося за директором имущества, которое он должен передать новому директору (возможна передача имущества в рамках проведения инвентаризации)

и др.

Акт должен быть составлен минимум в 2 экземплярах (лучше в 3 экземплярах): один — передан увольняющемуся руководителю организации, второй — вступающему в должность руководителю организации, 3 экземпляр остается в архиве организации.

Справочно: срок хранения акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях — постоянно, а в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 75 лет (п. 37 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140)).

4. Уведомление о смене руководителя и др. вопросы

О смене руководителя организация обязана уведомить следующие организации:

• регистрирующий орган по месту постановки организации на учет (п. 22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утв. Декретом Президента от 16.01.2009 № 1).

Справочно: уведомление предоставляется по форме, установленной Минюстом, в течение 10 рабочих дней со дня такого назначения (замены).

• обслуживающий банк (ст. 200 Банковского кодекса).
• при смене руководителя организации необходимо также уведомить ФСЗН, Белгосстрах и ИМНС по месту постановки на учет.
• В заключенных договорах может быть предусмотрена обязанность уведомления контрагентов о смене руководителя организации

Необходимо своевременно оформить новые ЭЦП поскольку подписание ЭЦП уволившего человека повлечет к недействительности документов им подписанных, просрочки в подписании отчетов и т.д., что может привести к штрафным санкциям.

Так же необходимо внести изменения в список аффилированных лиц (для хозяйственных обществ).

Часто задаваемые вопросы

1. Если новый директор не назначен?
   Дела и документы от увольняющегося руководителя подлежат передаче комиссии, созданной на основании приказа действующего руководителя, из числа работников организации, которая в свою очередь должна передать их вновь назначенному директору в день его приема на работу.
2. Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана?
   Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.
3. Разве директор не несет ответственности за свою работу?
   Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы придется платить организации.

Читайте также статью «Как правильно передать дела при увольнении главного бухгалтера»