Документооборот организации — это движение документов в организации, начиная от момента их создания или получения от сторонних субъектов хозяйствования, до отражения их в бухгалтерском учете, исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Пример 1

Дата начала фактической эксплуатации объекта основных средств может не совпадать с датой принятия его к учету как основного средства. Если актив принят к бухгалтерскому учету в составе основных средств, но его фактическая эксплуатация не начата по причинам производственного и иного характера, то начисление амортизации линейным и нелинейным способами начинается с месяца, следующего за месяцем начала их фактической эксплуатации, в соответствии с назначением их использования в данной организации (п.34 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6).

В рассмотренной ситуации при наличии уведомительной (служебной) записки иного структурного подразделения или ответственного лица бухгалтерия может преждевременно начислить износ, чем завысит затраты и не доплатит налог на прибыль.

Решить данный вопрос можно включив в график документооборота передачу ответственным лицом информации в определенные сроки в бухгалтерию.

Законодательно установленной формы графика документооборота нет. Он может быть оформлен схематичеcки или в виде перечня операций по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением и (или) отдельными лицами организации с указанием сроков их исполнения.

График документооборота, как правило, разрабатывается главным бухгалтером организации, поскольку бухгалтерия является конечной инстанцией по обработке документации, необходимой для сдачи отчетности и расчета налогов.

На практике график документооборота утверждается как:

приложение к учетной политике;
отдельный локальный акт.

Более практичным является утверждение графика документооборота отдельным локальным актом и делается ссылка на него в учетной политике. Это поясняется тем, что при пересмотре графика документооборота будет отсутствовать необходимость переутверждать учетную политику или вносить в нее изменения.

График документооборота позволяет:

определить лиц, ответственных за оформление (прием) документов;
установить сроки представления документов в бухгалтерию;
дисциплинировать сотрудников;
исключить утерю документов;
минимизировать случаи неотражения или несвоевременного отражения в учете хозяйственных операций;
обеспечить своевременность составления бухгалтерской отчетности, налоговой отчетности(деклараций), платежей в бюджет и т.д.

Таким образом, график документооборота составляется прежде всего в интересах организации.

Пример 2:

Основанием для исчисления земельного налога является, в том числе и свидетельство на землю. В организации получено новое свидетельство на земельный участок в связи с изменением площади земельного участка. В бухгалтерию данная информация своевременно не попала.

В результате:

не подана уточненная декларация по земельному налогу и не уплачен налог в бюджет,
не отражен в учете новый и не списан старый НМА (право пользования земельным участком учитывается в составе НМА).

Данный вопрос бы не возник, если бы в графике документооборота было отражена необходимость представления копии документов в бухгалтерию и документов на списание (постановку) объекта НМА в учете.

Если график документооборота в организации утвержден и не изменяется из года в год это должно руководителя организации насторожить – скорее всего график документооборота в организации – это формальность.

В связи с тем, что из года в год изменяется законодательство, в т.ч. и налоговое, а так же у организации появляются новые хозяйственные операции, возможно изменение структуры организации и т.п.. график документооборота должен периодически пересматриваться.

Фрагмент графика документооборота (образец)