Ситуация. В целях поддержания связи и оптимизации расходов на роуминг в заграничных командировках сотрудники организации пользуются сотовой связь страны пребывания (РФ). Для этого приобретают СИМ-карты для телефона. В дальнейшем ее пополняют и используют в следующих командировках. Вместе с авансовым отчетом сотрудники предоставляют квитанции о приобретении данной СИМ-карты, а также чек на пополнение баланса.
Вопросы.
Можно ли возместить водителю расходы по сотовой связи при условии, что распечатка номеров телефонов, отсутствует?
Участвуют ли понесенные расходы при исчислении налога на прибыль?
Какие локальные документы должны обосновывать понесенные расходы?
Ответ.
Учитывая нормы действующего законодательства, все затраты понесенные организацией должны быть экономически обоснованными (ст.130 НК РБ) и носить производственную направленность.
Законом о бухгалтерском учете и отчётности от 12.07.2013 №57-З установлено требование к наличию первичных учетных документов, которые являются основанием для отражения операций по счетам бухгалтерского учета (статья 10 Закона).
В приведенной в запросе ситуации, при наличии подтверждающих документов на оплату расходов связи понесенные сотрудником расходы могут быть возмещены и учтены в составе участвующих при налогообложении затрат.
Однако, учитывая тот факт, что подтвердить производственную направленность звонков в силу отсутствия распечатки в текущей ситуации не представляется возможным, компании следует предусмотреть возможность получения выписки по счету (заказать в личном кабинете у оператора мобильной связи с предоставление выписки по электронной почте).
Одновременно с этим до момента приобретение сим-карты иностранного оператора, руководителю необходимо создать приказ о необходимости приобретения сим-карты, регулярного пополнения баланса, а также предоставлении выписки оператора с указанием за чей счет будут производиться расходы.
При отсутствии указанных документов контролирующими органами расходы могут быть признаны как понесенные сотрудниками в личных целях с последующим налогообложением.
