Особенности командировок руководителя. Вопросы и ответы

Командировки руководителя организации всегда под пристальным контролем: часто возникают вопросы по необходимости таких поездок.

Это чревато как корректировкой затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль, при проверках, так и конфликтами с собственником бизнеса по вопросу потраченных денег (затраты, как правило, уменьшаются, а собственник требует пояснить каждую потраченную копейку).

Вопрос 1. Кто должен направить руководителя в командировку?

Руководитель организации такой же наемный работник, как и остальные. Поэтому согласно ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) командировка руководителя должна оформляться приказом (распоряжением) его нанимателя. Особенностей направления в служебную командировку руководителя организации Трудовой кодекс не содержит.

Вопрос 2. Обязательно ли наличие задания на служебную командировку руководителя и отчета о выполнении задания?

Обязанности по оформлению задания на служебную командировку и (или) отчета о выполнении задания законодательство не содержит. Согласно п.3 Положения №176 при направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку. Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления также определяются нанимателем. Поэтому учредители организации вправе самостоятельно устанавливать необходимость оформления задания и отчета по служебной командировке руководителя организации.

Вопрос 3. Руководитель организации собирается в поездку за границу в личных целях. Но хочет всегда быть «на связи» для решения возникающих производственных вопросов. Он берет с собой служебный телефон с роумингом. Можно данные расходы учесть при налогообложении налогом на прибыль?

Согласно п.1.1 ст.171 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – Налоговый кодекс) расходы и компенсации при служебных командировках, возмещаемые в порядке и размерах, установленных Советом Министров Республики Беларусь относятся к нормируемым затратам. При этом расходы на связь не указаны в главе 4 Положения №176.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 Трудового кодекса). Поскольку поездка не носит служебный характер, не является командировкой, то и расходы на роуминг нельзя учесть при налогообложении налогом на прибыль (п.1.22 ст.173 Налогового кодекса).

Вопрос №4. Руководитель ООО командирован из Гомеля в Минск. Согласно приказу проживание в дорогом отеле в номере «Президентский люкс» и расходы по проживанию возмещаются директору на основании предоставленных документов. Можно ли включить в состав затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль, стоимость проживания в таком номере?

Включать в состав затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль стоимость президентского номера нельзя. Согласно п.1.1 ст.171 Налогового кодекса в состав нормируемых затрат для целей налогообложения налогом на прибыль включаются расходы и компенсации при служебных командировках, возмещаемые в порядке и размерах, установленных Советом Министров Республики Беларусь. При этом в п.15 Постановления №176 указано, что, если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Постановлении №176, возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник. Поэтому в данной ситуации в состав затрат можно включить только сумму не выше стоимости номера первой категории в гостинице Минска, куда командирован работник.

Вопрос №5. Кто должен утверждать авансовый отчет по командировке руководителя? И нужно ли его утверждать кем-то в принципе?

Согласно п.85 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 № 472, работник должен предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Отчет будет являться первичным учетным документом, поэтому он должен содержать сведения о должностях служащих, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильности ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Таковы требования п.2 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». По нашему мнению, отчет должен быть утверждён лицом, направившим директора в командировку, поскольку тем самым наниматель выражает свое согласие с тем, что расходы директора обоснованы, связаны с командировкой и подлежат возмещению.