Изъятие документов контролирующими органами: что нужно знать

Не каждый день субъекты хозяйствования сталкиваются с изъятием документов. Рассмотрим, что необходимо знать руководителю и сотрудникам организации при изъятии документов.

Общие нормы

Проверяющие органы вправе изымать у проверяемого субъекта подлинники документов (иные носители информации), имеющих отношение к выявленным нарушениям, а также для проведения экспертизы (исследования) документов, иных носителей информации в целях установления их подлинности.

Изыматься документы могут  на срок:

• не превышающий срок проведения проверки (в некоторых случаях могут требовать представления выписок из документов или копий).

Исключение: случаи передачи подлинников документов (иных носителей информации) в органы уголовного преследования и суды или использования их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении)  (абз. 11 п. 4  Положения к  Указу  Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»).

Право на изъятие документов

Право на изъятие документов согласно действующего законодательства представляется:

• сотрудникам органов внутренних дел;
• работникам органов финансовых расследований;
• сотрудникам органов государственной безопасности;
• работникам органов принудительного исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;
• должностным лицам налоговых органов и др.

Порядок изъятия документов

Изъятие документов осуществляется:

• на основании постановления контролирующего (надзорного) органа, осуществляющего проверку;
• в присутствии представителей проверяемого субъекта, а при их отсутствии – в присутствии не менее двух понятых.

Важно:

1. Постановление об изъятии документов должно быть подписано проверяющим, где указано, что изымаются подлинники или копии документов и  должно быть утверждено руководителем контролирующего (надзорного) органа (его заместителем).
2. При изъятии оригиналов документов, иных носителей информации проверяемый субъект изготавливает их копии за свой счет. При отказе юрлица, ИП от использования возможности изготовления копий документов в протоколе об этом делается соответствующая запись (прим. – копии документов организации могут понадобится, как в ходе своей хозяйственной деятельности, так и в ходе последующей иной проверки).
3. Передать необходимо для изъятия оригиналы только тех документов (иных носителей информации), которые имеют отношение к выявленным нарушениям.

Документальное оформление изъятия документов

Изъятые документы, иные носители информации перечисляются и описываются в акте изъятия либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием:

• наименования документов, иных носителей информации;
• количества изъятых документов, иных носителей информации.

При изъятии большого объема документов составляется отдельная опись изъятых документов, прилагаемая к протоколу. В описи дается характеристика изъятых документов (наименование, дата составления, номер и количество листов документа), содержится указание на то, что изъят оригинал документа или его копия.

Копия акта изъятия документов, иных носителей информации вручается под роспись (высылается) проверяемому субъекту, у которого эти документы, иные носители информации были изъяты, или его представителю.

Изъятие оригиналов документов

Изъятие оригиналов документов, иных носителей информации производится в определенных  случаях:

• невозможно снять копии (представить выписки из них);
• в случае отказа проверяемого субъекта представить копии документов (выписки из них);
• при необходимости передачи оригиналов документов, иных носителей информации в органы уголовного преследования и суды или использования их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении;
• проведения экспертизы (исследования) документов, иных носителей информации в целях установления их подлинности;
• если у проверяющего имеются безусловные основания полагать, что оригиналы документов, иные носители информации будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (в том числе в связи с тем, что документы оформлены с нарушением требований законодательства Республики Беларусь и (или) содержат недостоверные сведения либо такими документами оформлено движение товарно-материальных ценностей, включая их поступление или выбытие, в то время, когда эти ценности остались без движения или отсутствуют).

Типичные ошибки при изъятии документов налоговыми органами

• не реагирование налогоплательщика на запрос о предоставлении документов, в том  числе по причине необходимости их в производственной деятельности;
• представление документов без наличия у проверяющих необходимых полномочий;
• отсутствие представителей (руководителя организации либо иных лиц по доверенности) налогоплательщика при изъятии документов;

Справочно: изъятие документов все равно произойдет при понятых, однако целесообразно, чтобы при изъятии документов находились сотрудники организации, что

1.  исключит ситуации изъятия документов, чтобы не допустить изъятия документов, не имеющих отношения к предмету проверки;
2. позволит сделать копии всех изъятых документов.

• отказ от подписания акта изъятия (прим. – в случае отказа представителя от подписания акта на нем делается соответствующая запись);
• при наличии замечаний при изъятии документов не делаются соответствующие записи на акте изъятия.