Расходы на проведение собраний участников (акционеров) организации: что нужно знать бухгалтеру

Проведение годовых  собраний участников (акционеров) организации является обязательным. При этом организации несут определенные расходы. Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета понесенных расходов.

Общие положения

Перечень вопросов, которые в обязательном порядке подлежат рассмотрению на годовом общем собрании:

1. утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов);
2. распределение прибыли и убытков хозяйственного общества;
3. избрание членов совета директоров (наблюдательного совета) (если его образование предусмотрено Законом, иными законодательными актами и уставом хозяйственного общества) и ревизора (ревизионной комиссии)

Годовое общее собрание проводится в срок, установленный уставом, но не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года, то есть не позднее 31 марта следующего календарного года.

Документальное оформление

При проведении собраний участников (акционеров) в организации необходимо  издать приказ, где определить:

• Дату
• Место проведение собрания
• Программу мероприятия
• Смету расходов

Бухгалтерский учет

Расходы на проведение собраний участников (акционеров) организациии  в бухгалтерском учете  учитываются в составе прочих расходов по текущей деятельности того отчетного периода, в котором они были фактически произведены (п.13, 32 Инструкции № 102).

В бухгалтерском учете понесенные расходы отражаются следующей бухгалтерской записью:

• Д-т 90 К-т 60, 76 и др.

Приобретение чая или кофе и их потребление во время кофе-пауз при проведении собраний участников (акционеров) организации (цель собрания связана с осуществляемой организацией деятельностью) в бухгалтерском учете отражается следующей бухгалтерской проводкой:

• Д-т 26 (44) К-т 10

Налоговый учет

Расходы на проведение собраний участников (акционеров) организации, в частности:

• расходы, связанные с арендой капитальных строений (зданий, сооружений), их частей;
• подготовкой и рассылкой необходимых для проведения собраний документов;
• иные расходы, непосредственно связанные с проведением таких собраний

учитываются в составе внереализационных расходов  при исчислении налога на прибыль (подп. 3.3. п. 3 ст. 175 НК).

Но, что касается вопроса о возможности включения в затраты при налогообложении расходов на проведение кофе-паузы, то указанные расходы включаются  в состав внереализационных расходов при проведении собраний участников (акционеров) организаций. Таким образом, стоимость продуктов питания, приобретенных для проведения кофе-паузы в рамках проведения ежегодных собраний акционеров, при налогообложении учитываются в составе внереализационных расходов  (Письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 17.09.2010 №05-1-25/12405 «О рассмотрении запроса о затратах на производство»,  Письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 01.10.2010 №2-2-10/11937 «О налогообложении»).

Выводы и рекомендации:

1. Для подтверждение расходов  на кофе-паузы  необходимо предусмотреть  время кофе-пауз и соответствующие расходы в оформляемом комплекте документов.
2. Верно и четко оформленные  документы исключат  спорные моменты по  учету данных расходов при налогообложении
   (Справочно – питание и кофе-паузы  при документальном оформлении документов).
3. Расходы на проведение собраний участников (акционеров) организации и представительские расходы – это не одно и тоже и  могут учитываться в бухгалтерском и налоговом  учете  по-разному.