Особенности подготовки к выездной налоговой проверке, способы самостоятельной оценки состояния налогового учета и устранения недостатков.
Очень часто слышу, общаясь с бухгалтерами, что они волнуются по поводу предстоящей налоговой проверки. Начинают вспоминать различные страшные истории о налоговиках, когда-либо ими услышанные.
Хочу Вас обрадовать, налоговая проверка не так страшна, как о ней принято говорить!
Правда я, все-таки, советую к ней подготовиться, чтобы в будущем избежать негативных последствий, да и в ожидании проверки обеспечить себе душевное спокойствие, которое, согласитесь, дорогого стоит.
1. Инвентаризация активов и обязательств
Мой личный опыт и практика работы показывает, что это один из наиболее эффективных способов, который позволяет выявить ошибки в работе.
Проведите инвентаризацию имущества на всех объектах, где оно хранится. Сверьте его фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Помните, что многие проверки начинаются с инвентаризации на складах, в торговых точках и производственных помещениях.
Проведите сверку расчетов с контрагентами. Если есть расхождения в расчетах, уточните их причины и отразите в бухгалтерском и налоговом учете. Заодно, предупредите своих контрагентов о том, что к Вам идет проверка, пусть и они будут готовы.
Особенности инвентаризации в организациях:
- Розница – снимают остатки в кассе, инвентаризации ТМЦ на складе, в кладовых
- Оптовая торговля – инвентаризация на складах, выборочно. Снимают остатки по б/у, снимают остатки на складе, разница – смотрят по приходно-расходным накладным
- Производство – склад, кладовая, аналогично
В моей практике был случай, когда налоговая инспекция проводила инвентаризацию ОС, причем так дотошно, что сверяли каждый инвентарный номер на компьютере и стуле.
И самая распространенная ситуация на складе: собственник, он же директор, хранит все ненужные дома вещи, начиная от резины к автомобилям на весь семейный автопарк, и, заканчивая старой мебелью.
Так вот, такое имущество в ходе налоговой проверки приходуется в учете как излишки.
2. Внутренняя ревизия документации
Помните, каждая хозяйственная операция должна иметь подтверждение первичным учетным документом, оформленным надлежащим образом (соответствие документа требованиям Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Указа Президента Республики Беларусь №114 от 15.03.2011г. «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов»).
Проверьте наличие всех первичных документов, подтверждающих приходные и расходные операции. Если что-то не оформлено или не подписано, устраните. Если документ утерян, есть время его восстановить. А если окажется, что в учете операция есть, а документов нет, то возможно следуют проанализировать ситуацию, выяснить причины и, при необходимости, внести изменения в бухгалтерский и налоговый учет. Поручить техническую часть работы можно помощнику или заместителю.
И еще, все ли документы относятся к деятельности вашей организации? Всё лишнее, не связанное с работой предприятия, не подписанные документы и не заключенные договора, надо изъять.
Обратите внимание на тот факт, что многие проверки проводятся за 5 последних лет, а в случае подачи уточненных деклараций по НДС и налогу на прибыль и за больший период.
И если в этих периодах была смена главного бухгалтера, уточните, сохранилась ли электронная копия программы, в которой велся учет, распечатаны ли регистры. Если учет велся в ручную, сохранились ли главная книга, журналы и ведомости по учету основных показателей, на основе которых собирается выручка и затраты, книга покупок и др. документы.
3. Самостоятельный пересчет налогов
Как правило, основные нарушения допускаются предприятиями при исчислении налога на добавленную стоимость и налога на прибыль. Поэтому, им следует уделить особое внимание.
Налог на добавленную стоимость
Пересчитайте налоговую базу. Проверьте наличие первичных документов, подтверждающих обоснованность применения ставок НДС. Сверьте данные бухгалтерского и налогового учета на соответствие. Если есть расхождения, выясните их причины. Помните, что во время проверки этим все равно придется заниматься.
Проведите ревизию налоговых вычетов по НДС. Особенно важно это для организаций, имеющих льготы или организаций, применяющих различные ставки НДС. Помимо первичных документов, надо еще раз проверить распределение налоговых вычетов, сверить арифметику, данные бухгалтерского учета с налоговыми декларациями.
Обратите внимание на то, чтобы в учетной политике был прописан применяемый предприятием порядок распределения вычетов по НДС.
Налог на прибыль
Практика проверок налоговых органов свидетельствует о том, что основные нарушения налогоплательщики допускают при определении затрат по реализации, что, соответственно, влечет доначисление налога на прибыль. Поэтому, при подготовке к проверке проведите анализ, все ли включенные в затраты суммы имеют документальное подтверждение, надлежащим ли образом оформлены первичные учетные документы, носят ли они производственный характер.
Данные бухгалтерского и налогового учета могут отличаться. С 2012 года в бухгалтерском учете отсутствует понятие внереализационных расходов. В налоговом учете оно осталось. Чтобы не запутаться и оперативно подготовить информацию, с моей точки зрения, целесообразно вести регистры налогового учета.
Ведение регистров налогового учета было обязательно в период с 2005 по 2010 год. Будьте готовы, что налоговый инспектор их потребует.
Сделайте сверку взаимных расчетов с налоговой инспекцией в разрезе начисленных и уплаченных сумм налогов. Если данные бухгалтерского учета не соответствуют данным налоговой инспекции, выясните причины и внесите изменения в бухгалтерский учет.
Проделать всю работу по перерасчету налогов, безусловно, придется самому главному бухгалтеру.
4. Подготовка документации к проверке
Постоянно клиенты задают вопрос относительно того, что проверяющие требуют в ходе проверки представить доступ к бухгалтерской программе.
Действующим законодательством определена обязанность налогоплательщика представлять проверяющим доступ к бухгалтерским программам только по письменному требованию налоговых органов. В случае, чтобы не накалять ситуацию, можно представить базу 1С с ограниченным доступом, например, только с возможностью формировать отчеты и не давать возможность раскрывать хозяйственные операции в глубину.
По моему мнению, все регистры бухгалтерского и налогового периода по итогам отчетного периода должны быть распечатаны на бумажных носителях. Это позволяет избежать, с одной стороны, потери данных бухгалтерского учета при поломке компьютера или иных ситуациях, а с другой стороны, лишних вопросов со стороны проверяющих.
Если предприятием организована система хранения регистров бухгалтерского и налогового учета в электронном виде, то названные документы не должны выглядеть в виде архивного файла бухгалтерской программы. В этом случае регистры должны быть сформированы и подписаны исполнителем с использованием электронной цифровой подписи.
5. Организация рабочего места для проверяющего
Определите рабочее место для проверяющего. Желательно, чтобы это был отдельный кабинет, оборудованный только самым необходимым. Это стол, стул, стеллажи для папок. Я бы еще добавила (как бывший налоговый инспектор) чай и печенье – человеческий фактор в отношениях не всегда самый последний. Телефон ставить не обязательно. Ведь в затраты вы можете включить только расходы на услуги связи, связанные с предпринимательской деятельностью. А относятся ли к ним разговоры налогового инспектора при проверке – не понятно J.
В случае отсутствия отдельного кабинета, можно рассмотреть вопрос организации рабочего места в помещении вместе с другими сотрудниками, желательно бухгалтерии. Одновременно, назначьте ответственное лицо, которое будет осуществлять непосредственно работу с инспектором.
6. Инструктаж персонала
При проведении проверки налоговики используют разные методы. Один из них, надо отметить, достаточно эффективный, метод опроса. Поэтому, до начала проверки следует провести беседу с работниками предприятия, которые могут попасть в круг опрашиваемых лиц. Как правило, это могут быть материально-ответственные лица, складские работники, водители, осуществляющие доставку товара и т.д. Акцентируйте внимание всех работников на том, что отвечать они должны на вопросы, касающиеся непосредственно их круга обязанностей.
Наилучшим вариантом будет, если вы составите памятку для работников с алгоритмом действий при проверке.
В то же время, если сотрудник в чем-то не уверен, он имеет право сказать, что НЕ ПОМНИТ!
7. Психологическая подготовка коллектива и главного бухгалтера к проверке
Самое главное в проверке – это психологический настрой. Именно психологическая устойчивость главного бухгалтера является основой для успешного прохождения проверки.
Не надо бояться, налоговые инспектора тоже люди и им свойственно ошибаться. Согласовывайте объективные сроки предоставления документов. Обосновываете свои возражения, работайте с налоговым инспектором по ходу проверки, чтобы не допустить включения в акт фактов, которые можно обоснованно опровергнуть. А, если они туда уже попали, пишите возражения, аргументируйте свою точку зрения, ведь никто не знает деятельность вашего предприятия так, как вы.
Как правило, основным специалистом, который непосредственно контактирует с проверяющими является главный бухгалтер. В этой ситуации важно показать главному бухгалтеру, что вы не оставляете ее один на один с налоговой, что ее поддерживают и защищают. А не так, что директор совсем не причем, а главный бухгалтер за всех отвечает.
По поводу психологической поддержки, кстати, смеяться не надо. Не все, кого проверяют, морально готовы к психологическому прессингу, да и просто к самой проверке. Поэтому присутствие рядом человека с холодным умом, который может подсказать, что делать и что говорить, а чего не делать и чего не говорить, очень важно.
8. Пригласите аудиторов
Бываю ситуации, когда проверки на предприятиях не проводятся значительное количество времени (от 5 лет и более). В этом случае, как правило, поменялся не один главный бухгалтер. И проделать всю необходимую работу по подготовке к проверке достаточно сложно: и объем работы большой, и законодательство меняется так, что и не вспомнишь, что там раньше было. Пригласите специалистов — аудиторов. Желательно, с опытом работы в контролирующих органах и с пристрастием проинспектируйте ваш бухгалтерский и налоговый учет. Договоритесь заранее, что в ходе проверки аудиторы будут помогать вам с аргументацией, а если потребуется, то напишут возражения и поучаствуют в споре с налоговой инспекцией. Одновременно попросите аудиторов застраховать вашу проверку на случай возможных санкций.
Хочу добавить, что участие в проверке профессионала сразу дает основание для налоговиков объективно относится к проверяемым субъектам. Есть такие примеры, когда налоговики придумывают нарушения. А когда рядом специалист, которые потребует аргументировать нарушение, сразу разговор идет иной.
9. Подготовьтесь к неожиданностям
К налоговой проверке надо подготовиться с финансовой стороны. Если у вас есть большие сомнения, что проверка не пройдет без значительных финансовых потерь, на всякий непредвиденный случай (например, арест счетов), посоветуйте директору досрочно произвести расчеты за товар, аренду и другие неотложные нужды. Целесообразно так же руководству проверяемого предприятия провести переговоры с партнерами о получении займа в крайней ситуации.
10. А если решить вопрос «иначе»?
Ни для кого ни секрет, что многие руководители пытаются, что называется, «договориться» с проверяющими при помощи взятки. Ни в коем случае нельзя этого делать. Даже если проверяющие сами предлагают решить вопрос таким способом. Нормы Уголовного Кодекса суровы. И ничто так не ценно, как наша личная свобода. Подумайте, прежде, чем сделать такой шаг.
Типичной является ситуация, когда налоговый инспектор предлагает договориться о сумме доначисленных налогов, мотивируя это тем, что «пустой» акт может вызвать повторную проверку. Мотивы могут быть и угрожающими – «покапаем и доначислим, но тогда не договоримся». Описанный способ прохождения проверки, по моему мнению, тоже является сомнительным, так как повторная проверка назначается не только по принципу «пустого акта». А мотивация по второму способу приводится, как правило, именно тогда, когда нарушений не выявлено.
11. Альтернатива налоговой проверке при самоликвидации – аудиторская проверка
Альтернатива налоговой проверке при самоликвидации организации – аудит. То есть, теперь вместо налоговой проверки можно провести аудит и ликвидироваться.
Такое правило установлено постановлением СМ РБ Беларусь от 4 июля 2017 г. № 500 «О некоторых вопросах оказания аудиторами услуг по независимой оценке деятельности юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) при их ликвидации (прекращении деятельности)».
Постановление вступает в действие с 03 сентября 2017 года и определяет порядок оказания аудиторской организацией по независимой оценке деятельности юридических лиц и ИП при их ликвидации (прекращении деятельности), а также требования к оказанию таких услуг.
Почему выгодно проводит аудит вместо налоговой проверки
- Существенное ускорение процесса ликвидации – в очереди на проверку в налоговой стоит примерно 45 000 организаций и ИП. Некоторые приняли решение о ликвидации в 2010 году и до сих пор ждут своей очереди
- Экономия на штрафных санкциях – по результатам аудиторской проверки вы добровольно уплачиваете налоги в бюджет и не платите штрафные санкции
- Аудиторскую проверку можно планировать – заранее зная о ликвидации, процедуру аудиторской проверки можно проводить частями, поэтапно, что позволит устранить все нарушения до начала процесса ликвидации
Не все аудиторские компании могут проводить аудит при самоликвидации
Для того, чтобы проводить аудит при самоликвидации, аудиторская компания или ИП должны соответствовать следующим критериям:
- Аудиторская организация должна иметь в штате аудиторов со стажем работы не менее трех лет
- Сведения об аудиторской компании должны быть размещены на интернет-сайте Министерства финансов в соответствующем реестре
- Профессиональная деятельность аудиторской компании должна быть застрахована
Будет ли налоговая делать перепроверку после аудита?
Налоговая может провести допроверку после аудита, если:
- У налоговой есть сведения, что у вашей организации были взаимоотношения с «лжепредпринимательскими структурами»
- Организация после аудита не внесла исправления в бухгалтерский учет и не доплатила налоги
- Аудиторская организация не соответствует критериям организаций, которые могут проводить такой аудит
с комментариями
от директора нашей компании
