Представительские расходы в РБ, учет представительских расходов 2022

В современной бизнес-среде коммуникация – основа успешности, роста доходов компании, расширения рынков сбыта.

Мы приглашаем партнеров и кормим, поим, возим по экскурсиям, дарим им брендированные подарки и нашу продукцию, проводим презентации, знакомим с производством, с торговыми объектами. Для компании это не что иное, как представительские расходы. И, естественно, такие расходы мы хотим учесть в затратах для налога на прибыль.
Имеем право!

НО!

Есть ряд нюансов в налоговом законодательстве, начиная с того, что перечень представительских расходов не поименован, заканчивая необходимостью надлежащего документального оформления.

Пример

Организация понесла расходы на питание представителей иных организаций.

Прием представителей оформлен документально (приказ о приеме представителей, смета на прием делегации, отчет по приему делегаций с подтверждающими документами в виде товарных накладных с ресторана)
Документальное подтверждение кроме товарных накладных с ресторана отсутствует

Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли?

Ответ

К представительским расходам на питание можно отнести расходы принимающей стороны на питание (завтрак, обед, ужин и др.). Однако, без документального подтверждения не ясно являются ли расходы представительскими или нет.

Согласно Письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 02.02.2011 № 2-2-10/10134 “О представительских расходах” при рассмотрении вопроса об отнесении расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний, следует исходить из их необходимости в процессе организации оказания услуг, что должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление.

Таким образом, в первой ситуации организация имеет право учесть понесенные расходы при исчислении налога на прибыль в составе прочих нормируемых расходов, во втором случае – нет.

Согласно Письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.07.2017 № 2-2-10/01238 “О представительских расходах” перечень представительских расходов:

Проживание в гостиницах;
Питание;
Транспортные услуги;
Проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях, культурные мероприятия;
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
Приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
Аренда помещения для проведения представительских мероприятий не является исчерпывающим и в их состав могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.

Выше указанное разъяснение МНС не содержит понятия представительских расходов, а отсутствие локального акта организации, в т.ч. регламентирующего перечень и условия осуществления данных расходов, в практике проверок вызывает множество вопросов, поскольку из-за них уменьшается налог на прибыль и взносы в ФСЗН, подоходный налог

В Налоговом Кодексе содержится статья 171, в которой в составе прочих нормируемых затрат включены представительские расходы. То есть организации самостоятельно определяют данные расходы, которые не должны превысить установленное ограничение – 1 % от выручки от реализации (товаров, работ, услуг) имущественных прав.

Пример

На представительские расходы за месяц списано 8 кг печенья белорусского производителя. При этом согласно приказа за месяц осуществлялся прием иностранной делегации в составе 4 человек.

Правомерно ли отнесены на расходы на представительские расходы при наличии документального подтверждения?

Ответ

В рассмотренной ситуации несмотря на наличие документального оформления (кроме сметы расходов) внимание привлекает не соответствие количества представителей количеству потребленных продуктов питания.

В данной ситуации важно обратить внимание на документальное оформление расходов на печенье. Критериев, что относится к сувенирам в законодательстве не установлено. Поэтому, если расходы на печенье белорусского производителя были бы оформлены, как врученные сувениры, а не потребленные продукты питания, претензий со стороны контролирующих органов не возникло бы.

Во избежание спорных ситуаций с контролирующими органами в Положении по представительским расходам необходимо определить, что может относится к сувенирам.

Положение по представительским расходам решает следующие задачи:

Дает определение термина представительские расходы, определяет документальное подтверждение затрат и обосновывает их производственное назначение – если расходы не будут признаны представительскими, то соответствующие хозяйственные операции могут быть расценены как материальная помощь физическим лицам с соответствующим налогообложением, а для организации расценены как затраты не учитываемые при налогообложении;
Устанавливает обязательность исполнения всеми работникам и службами организации;
Устанавливает единый подход к документальному оформлению представительских расходов– разрабатываются образцы и шаблоны приказа, сметы, программы, отчета;
Регулирует вопросы своевременного финансирования предстоящих мероприятий;
Определяет своевременность предоставления отчетов в бухгалтерию,в т.ч. об израсходованных наличных денежных средствах, что исключает перерасчет налогов и подачу уточненных деклараций;
Бонус в виде дополнительной экономии денежных средств при расчетах наличными работниками организации за счет своевременного требования по выставлению ЭСЧФ (при просрочке требования о выставлении ЭСЧФ продавец имеет право его не выставлять, соответственно организация не вправе взять выделенный НДС в учетных документах к зачету, вменение в обязанности бухгалтера, который принимает документы отслеживания необходимости предъявления требований по выставлению ЭСЧФ)
Исключаются спорные вопросы с налоговыми органами по отнесению отдельных видов затрат в состав представительских расходов и т.д.

Для того, чтобы представительские расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль они должны быть отражены в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и обоснованы.

В законодательстве отсутствуют утвержденные формы учетных документов по оформлению представительских расходов. Поэтому их формы организацией разрабатываются самостоятельно в соответствии с требованиями ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».

Обоснованием произведенных расходов могут быть и приказы, распоряжения, в которых следует предусмотреть: