Представительские расходы. Что включаем?

  • Запись опубликована:25 ноября, 2021

В современной бизнес-среде коммуникация – основа успешности, роста доходов компании, расширения рынков сбыта.

Мы приглашаем партнеров и кормим, поим, возим по экскурсиям, дарим им брендированные подарки и нашу продукцию, проводим презентации, знакомим с производством, с торговыми объектами. Для компании это не что иное, как представительские расходы. И, естественно, такие расходы мы хотим учесть в затратах для налога на прибыль.
Имеем право!

НО!

Есть ряд нюансов в налоговом законодательстве, начиная с того, что перечень представительских расходов не поименован, заканчивая необходимостью надлежащего документального оформления.

Пример

Организация понесла расходы на питание представителей иных организаций.

  1. Прием представителей оформлен документально (приказ о приеме представителей, смета на прием делегации, отчет по приему делегаций с подтверждающими документами в виде товарных накладных с ресторана)
  2. Документальное подтверждение кроме товарных накладных с ресторана отсутствует

Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли?

Ответ

К представительским расходам на питание можно отнести расходы принимающей стороны на питание (завтрак, обед, ужин и др.). Однако, без документального подтверждения не ясно являются ли расходы представительскими или нет.

Согласно Письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 02.02.2011 № 2-2-10/10134 “О представительских расходах” при рассмотрении вопроса об отнесении расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний, следует исходить из их необходимости в процессе организации оказания услуг, что должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление.

Таким образом, в первой ситуации организация имеет право учесть понесенные расходы при исчислении налога на прибыль в составе прочих нормируемых расходов, во втором случае – нет.

Согласно Письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.07.2017 № 2-2-10/01238 “О представительских расходах” перечень представительских расходов:

  • Проживание в гостиницах;
  • Питание;
  • Транспортные услуги;
  • Проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях, культурные мероприятия;
  • Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
  • Приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
  • Аренда помещения для проведения представительских мероприятий не является исчерпывающим и в их состав могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.

Выше указанное разъяснение МНС не содержит понятия представительских расходов, а отсутствие локального акта организации, в т.ч. регламентирующего перечень и условия осуществления данных расходов, в практике проверок вызывает множество вопросов, поскольку из-за них уменьшается налог на прибыль и взносы в ФСЗН, подоходный налог

В Налоговом Кодексе содержится статья 171, в которой в составе прочих нормируемых затрат включены представительские расходы. То есть организации самостоятельно определяют данные расходы, которые не должны превысить установленное ограничение – 1 % от выручки от реализации (товаров, работ, услуг) имущественных прав. 

Пример

На представительские расходы за месяц списано 8 кг печенья белорусского производителя. При этом согласно приказа за месяц осуществлялся прием иностранной делегации в составе 4 человек.

Правомерно ли отнесены на расходы на представительские расходы при наличии документального подтверждения?

Ответ

В рассмотренной ситуации несмотря на наличие документального оформления (кроме сметы расходов) внимание привлекает не соответствие количества представителей количеству потребленных продуктов питания.

В данной ситуации важно обратить внимание на документальное оформление расходов на печенье. Критериев, что относится к сувенирам в законодательстве не установлено. Поэтому, если расходы на печенье белорусского производителя были бы оформлены, как врученные сувениры, а не потребленные продукты питания, претензий со стороны контролирующих органов не возникло бы.

Во избежание спорных ситуаций с контролирующими органами в Положении по представительским расходам необходимо определить, что может относится к сувенирам.

Положение по представительским расходам решает следующие задачи:

  • Дает определение термина представительские расходы, определяет документальное подтверждение затрат и обосновывает их производственное назначение – если расходы не будут признаны представительскими, то соответствующие хозяйственные операции могут быть расценены как материальная помощь физическим лицам с соответствующим налогообложением, а для организации расценены как затраты не учитываемые при налогообложении;
  • Устанавливает обязательность исполнения всеми работникам и службами организации;
  • Устанавливает единый подход к документальному оформлению представительских расходов– разрабатываются образцы и шаблоны приказа, сметы, программы, отчета;
  • Регулирует вопросы своевременного финансирования предстоящих мероприятий;
  • Определяет своевременность предоставления отчетов в бухгалтерию,в т.ч. об израсходованных наличных денежных средствах, что исключает перерасчет налогов и подачу уточненных деклараций;
  • Бонус в виде дополнительной экономии денежных средств при расчетах наличными работниками организации за счет своевременного требования по выставлению ЭСЧФ (при просрочке требования о выставлении ЭСЧФ продавец имеет право его не выставлять, соответственно организация не вправе взять выделенный НДС в учетных документах к зачету, вменение в обязанности бухгалтера, который принимает документы отслеживания необходимости предъявления требований по выставлению ЭСЧФ)
  • Исключаются спорные вопросы с налоговыми органами по отнесению отдельных видов затрат в состав представительских расходов и т.д.

Для того, чтобы представительские расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль они должны быть отражены в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и обоснованы.

В законодательстве отсутствуют утвержденные формы учетных документов по оформлению представительских расходов. Поэтому их формы организацией разрабатываются самостоятельно в соответствии с требованиями ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».

Обоснованием произведенных расходов могут быть и приказы, распоряжения, в которых следует предусмотреть: 

  • Цель;
  • План и место проведения мероприятия;
  • Смету расходов по статьям;
  • Назначить ответственных лиц за организацию приема представителей;
  • Своевременное представление документов в бухгалтерию.

По результатам ответственное лицо должно предоставить отчет с подтверждающими документами.

ООО «БелАудитАльянс» с удовольствием разработает для Вас Положение по представительским расходам.

Для этого заполните анкету ниже

Slide
Те кто подписан на нашу рассылку прочитал эту статью первым!
Что такое рассылка от ООО «БелАудитАльянс»?
помощь нашего консультационного центра;
рубрика вопрос/ответ;
новости законодательства
с комментариями;
авторские статьи
от директора нашей компании;
статьи из практики налоговых проверок;
специальные условия участия в мероприятиях от нашей компании.
Оставьте оценку этой статье
[Общий: 0 В среднем: 0]