Типичная ошибка как по итогам аудиторских проверок, так и налоговых — отсутствие авансового отчета по корпоративной карточке.

Согласно ст. 273 Банковского кодекса Республики Беларусь банковская платежная карточка — это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающий проведение иных операций в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Порядок совершения операций с банковскими платежными карточками регулируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34 (далее — Инструкция № 34).

Согласно п. 33, 34 Инструкции №34 для подтверждения факта совершения операций при использовании карточки с применением ее реквизитов служит карт-чек, формируемый в электронном виде и (или) на бумажном носителе. Карт-чеки, оформленные в установленном порядке, включают: дату и время совершения операции, сумму операции, код или наименование валюты операции, код, подтверждающий авторизацию операции, реквизиты карточки и (или) счета клиента, а также иную информацию.

В соответствии с п. 89 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 №117 работники, израсходовавшие белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов.

При использовании корпоративной карты исключительно для получения наличных денежных средств – не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов – не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, – не позднее 5 рабочих дней).

Таким образом, работники (в том числе и руководитель), израсходовавшие денежные средства с использованием корпоративной карты обязаны предоставлять в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Справочно: К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

Отсутствие отчетов по израсходованным суммам является основанием начисления подоходного налога по израсходованным суммам, по которым сотрудник не отчитался.

«Свежий» пример, опубликован на сайте МНС 20.10.21 (nalog-gov-by):

«Налоговыми органами Витебской области на постоянной основе проводятся контрольные мероприятия, направленные на выявление и предотвращение фактов выплаты заработной платы «в конверте».

Так, в ходе проведения внеплановой проверки одной из организаций г.Витебска установлен факт получения доходов директором предприятия без уплаты подоходного налога. Директор предприятия в 2020 году снял с корпоративных карточек организации денежные средства на общую сумму 800 тысяч белорусских рублей. Документы, подтверждающие расходование денежных средств, проверке не представлены. По результатам контрольных мероприятий предъявлен к уплате подоходный налог на сумму 104 тысяч белорусских рублей» .

Бухгалтерии организации необходимо наладить контроль за предоставлением авансовых отчетов при использовании корпоративных карт работниками организации, а при их отсутствии самостоятельно начислять подоходный налог.

С уважением
консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»