ТОП-5 ошибок по командировкам

ОШИБКА № 1 Не производится расчет среднего заработка

Ситуация

При направлении сотрудников в служебную командировку начислена заработная плата исходя из тарифного оклада. Расчет среднего заработка не производился.

Требования законодательства

В качестве гарантии при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 ТК).

Расчет среднего заработка производится в соответствии с гл. 3 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением от 10.04.2000 N 47 (далее — Инструкция N 47).

Так, размер среднего заработка определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка на количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате (п. 19 Инструкции N 47).

Выводы и рекомендации

Исходя из вышеизложенного за дни нахождения работника в командировке нужно рассчитать его заработную плату:

1) в соответствии с действующими для него условиями оплаты труда;

2) по среднему заработку в соответствии с нормами Инструкции № 47;

3) сравнить значения заработной платы, начисленные по пп. 1 и 2. Если начисленная заработная плата за дни нахождения в командировке в соответствии с действующими для работника условиями оплаты труда окажется ниже среднего заработка, рассчитанного за эти дни, то работнику начисляется средний заработок, если наоборот — заработная плата.

ОШИБКА № 2 НЕ ВЫДАЧА АВАНСА

Ситуация

В организации при направлении работников в служебную командировку выявлены случаи  не выдачи авансов на служебную командировку

Требования законодательства

В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

С 23.03.2019 порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации работникам при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, а также при направлении за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) определяются нормами Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 №176 (далее – Положение №176).

Согласно п.4 Положения №176 приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Наниматель определяет размер иных произведенных командированным работником с его разрешения или ведома расходов (п. 5 Положения №176).

Выводы и рекомендации

Таким образом, не обеспечение нанимателем работника при его направлении в служебную командировку авансом является нарушением законодательства о труде.

Организации рекомендовано во избежание нарушений законодательства производить выдачу аванса командированным работникам за день до отъезда либо в разумные сроки, позволяющие работнику осуществить необходимые расходы до отъезда в командировку.

ОШИБКА № 3 НЕСВОЕВРЕМЕННОСТЬ ВОЗВРАТА ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Ситуация

При возвращении сотрудников из командировок выявлены факты не соблюдения  срока возврата неизрасходованных денежных средств.

Требования законодательства

При определении налоговой базы подоходного налога с физических лиц учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 199 НК).

Вместе с тем при оплате плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога (ч. 3 п. 4 ст. 208 НК):

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;
• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения;
• иные расходы на служебные командировки, произведенные с разрешения или ведома организации или индивидуального предпринимателя, признаваемых местом основной работы (службы) плательщика, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством.

Срок представления авансового отчета по суммам, израсходованным работником в командировке, и возврата неизрасходованного аванса — 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 N 117 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами»).

Если в установленный законодательством срок работник представил авансовый отчет, но не вернул неизрасходованную сумму аванса, а организация в установленный законодательством срок (не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса) не приняла распоряжение об удержании невозвращенного аванса у работника, то эта сумма включается в доходы работника, подлежащие обложению подоходным налогом. При этом датой фактического получения такого дохода является день составления работником авансового отчета (подп. 1.6, 1.7 ст. 213 НК).

Выводы и рекомендации

Данная ситуация влечет за собой нарушение кассовой дисциплины. Организации  рекомендовано ознакомить под подпись работников со сроками возврата неиспользованных сумм аванса на командировочные расходы. При неисполнении сотрудниками сроков возврата организации следует на основании распоряжения удерживать неизрасходованную часть аванса из заработной платы. В том случае, если удержание не производится в установленные сроки, то необходимо исчислить и перечислить в бюджет подоходный налог.

ОШИБКА № 4 НЕ ВЫПЛАТА СУТОЧНЫХ

Ситуация

Организация расположена в г. Минске.   При проверке путевых листов выявлено, что у водителя организации в  путевых листах отражены поездки в г. Могилев, Брест  и др. На момент проведения аудита  отсутствуют приказы  на командировку. Суточные  работнику не выплачивались. Разъездной характер работ водителю не установлен.

Требования законодательства

В соответствии с п. 2 Положения «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках», утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (дата вступления в силу: 23.03.2019):

«2. Направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя».

Согласно п. 21 Положения «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках», утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (дата вступления в силу: 23.03.2019):

«21. При направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь и за границу на один день возмещение суточных составляет 100 процентов от размеров, установленных в приложениях 1 и 2».

Суточные при командировании в пределах Республики Беларусь составляют 9,00 руб.

Выводы и рекомендации

Контролирующими органами данная ситуация может быть расценена как нарушение законодательства о труде и применены штрафные санкции. Организации в подобных ситуациях необходимо командировку оформлять документально и выплачивать суточные или рассмотреть вариант доплат за разъездной характер работ при установлении водителю разъездного характера работ.

ОШИБКА № 5 Кредиторская задолженность по сч. 71

В бухгалтерском учете организации числится кредиторская задолженность по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» перед работающим на момент проверки работником организации с 2017 года.

Требования законодательства

В налоговом учете истечение срока исковой давности — одна из причин включения суммы кредиторской задолженности в состав внереализационных доходов на дату признания доходов в бухгалтерском учете (п.3 ст.174 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Общий срок исковой давности составляет 3 года (ст. 197  Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности или приобретательной давности истек, признается в бухгалтерском учете доходом на дату, следующую за днем истечения срока исковой давности или приобретательной давности, в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации (п.27 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102).

Выводы и рекомендации

В рассматриваемой ситуации организации не следует допускать истечения сроков исковой давности. При проведении инвентаризации следует выявлять ситуации кредиторской задолженности перед командированными работниками и своевременно (в разумные сроки) погашать задолженность перед ними. Данная ситуация так же говорит о формальном подходе к проведению инвентаризации. Организации следует пересмотреть подходы к ее проведению и анализировать, числящиеся в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»