Инвентаризация имущества при смене директора, главного бухгалтера и материально-ответственного лица

История из практики

Первым проектом в нашей компании по инвентаризации основных средств и запасов было крупное государственное ремонтно-строительное управление.

Пришел новый директор, предыдущий директор уволился со скандалом, МОЛы отказались от участия в инвентаризации. И тогда контрольным органом вышестоящей организации было принято решение провести инвентаризацию с участием независимых аудиторов. По результатам инвентаризации была выявлена крупная недостача. Оказалось, что инвентаризация не проводилась длительный период времени. Предприятие инициировало ряд крупных исков в отношение материально-ответственных лиц, в том числе, уже уволенных. В их числе был бывший директор и главный бухгалтер.

В соответствии с п. 2. статьи 13 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно:

• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством РБ.

Особого внимания требует проведение инвентаризации при увольнении материально-ответственных лиц.

В соответствии со ст. 256 ТК руководитель организации является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за реальный ущерб, причиненный им имуществу организации.

При смене главного бухгалтера инвентаризация необходима в случае возложения на него обязанностей кассира или наличия имущества, числящегося за ним как за материально-ответственным лицом.

В соответствии с п.6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств инвентаризация проводится на день приема-передачи дел в случае смены руководителя и (или) материально ответственных лиц. В соответствии с п. 12 вышеназванной инструкции руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации. Приказом предусматривается и создание инвентаризационной комиссии.

О предстоящем увольнении сотрудника становится известно не за час и не за сутки, обычно работодатель имеет какой-то запас времени. И этот запас необходимо разумно использовать на проведение инвентаризации, а также передачу ценностей другому работнику. Проведение инвентаризации не стоит откладывать на последний день работы увольняющегося работника по ряду причин:

1. количество ценностей, которое числится за материально ответственным лицом может быть значительно и одного дня, возможно, будет недостаточно для проведения инвентаризации;
2. если обнаружится недостача, то нанимателю понадобится дополнительное время на выяснение всех обстоятельств;
3. с еще не уволенного работника можно взыскать возмещение ущерба в виде недостачи в сроки, предусмотренные законодательством, взяв, как положено, объяснительную с виновного лица;
4. если работник уже уволился, а вопросы по инвентаризации и передаче материальных ценностей еще не закрыты, то нанимателю придется затратить еще время и на судебные разбирательства.

Ошибочно считать, что у нанимателя есть право не увольнять работника до тех пор, пока он не исполнит полностью свои должностные обязанности, не закончит инвентаризацию и т.п. Наниматель не может задерживать расчет работнику, даже если работник и не сдал обходной листок, какой-то отчет, который должен сдать, не закончил инвентаризацию, имеет задолженность по расчетам за недостачу, командировки и т.п. В соответствии со ст. 77 ТК при увольнении работника все причитающиеся ему выплаты на день увольнения должны производиться не позднее дня увольнения. Нанимателю следует помнить, что в соответствии со ст. 78 ТК в случае невыплаты по вине нанимателя работнику причитающихся средств в день увольнения, работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки. А в случае невыплаты части средств – пропорционально невыплаченным при расчете суммам.

Инвентаризация ценностей должна проводиться в присутствии самого материально ответственного лица, чтобы в дальнейшем не возникло спорных ситуаций. Такого сотрудника следует уведомить о проведении инвентаризации и о необходимости его присутствия, поскольку это в интересах самого увольняющегося.

Руководствоваться принципом внезапности здесь не стоит. В приказе об увольнении работника или в отдельном приказе об инвентаризации стоит оговорить дату, на которую проводится инвентаризация ценностей (инвентаризация проводится на день приема-передачи дел в случае смены руководителя и (или) материально ответственных лиц, но начать ее проведение возможно и ранее), а также сроки ее проведения.

Самый лучший вариант в рамках проведения инвентаризации – провести передачу ценностей от работника, который увольняется, другому лицу. Для этого необходимо определиться, кто будет материально ответственным лицом, и заключить с ним договор о материальной ответственности.

Ошибочно считать, что у нанимателя есть право не увольнять работника до тех пор, пока он не исполнит полностью свои должностные обязанности, не закончит инвентаризацию и т.п.

Наниматель не может задерживать расчет работнику, даже если работник и не сдал обходной листок, какой-то отчет, который должен сдать, не закончил инвентаризацию, имеет задолженность по расчетам за недостачу, командировки и т.п. В соответствии со ст. 77 ТК при увольнении работника все причитающиеся ему выплаты на день увольнения должны производиться не позднее дня увольнения. Нанимателю следует помнить, что в соответствии со ст. 78 ТК в случае невыплаты по вине нанимателя работнику причитающихся средств в день увольнения, работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки. А в случае невыплаты части средств – пропорционально невыплаченным при расчете суммам.

Таким образом, поскольку об увольнении материально ответственного лица известно заранее, то проведение инвентаризации или подготовку к инвентаризации необходимо начать заблаговременно. При досрочном расторжении трудового договора нанимателю необходимо при принятии соответствующего решения подходить из реальных сроков необходимых для передачи дел и проведения инвентаризации. В локальном нормативном документе организации необходимо закрепить условие о том, что работник, не планирующий продолжать трудовые отношения в связи с истечением срока контракта, должен известить нанимателя не позднее, чем за месяц.

Работники отдела кадров при увольнении материально ответственных лиц должны инициировать проведение инвентаризации, а также информировать руководителя или иное лицо в организации, ответственное за подбор кадров, о необходимости назначения нового материального лица, о приемке-передачи дел и о проведении инвентаризации.

Подготовку к проведению инвентаризации необходимо начинать с издания приказа о проведении инвентаризации, а также с ознакомления с приказом материально ответственного лица и членов комиссии.

При выборе членов комиссии необходимо заранее уточнить, не идут ли данные работники в трудовые отпуска и не направляются ли в командировку. Таких работников в члены комиссии включать сразу не стоит, иначе приказ о проведении инвентаризации придется переделывать.

Примерная форма приказа

ПРИКАЗ

_____________№ ________

г.________________________

О проведении инвентаризации

В связи с увольнением ____________________________в целях проверки фактического наличия активов и обязательств

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести с ______________по _______________внеплановую инвентаризацию ________________________ по состоянию на ____________________ в составе комиссии:

Председатель: _____________________

Члены комиссии: ______________________________________

2. В ходе проведения инвентаризации активы передать _________________________

3. Заключить с __________________________договор о материальной ответственности до даты проведения инвентаризации

3. Акт по итогам проведения инвентаризации представить руководителю организации в срок до______________________

4. Контроль за исполнением приказа возложить на __________________________.

Директор                               Подпись______________________

Визы

С приказом ознакомлены:_______________________________

Проводить инвентаризацию фактически или «рисовать» инвентаризационные ведомости – решать вам. Стоит только помнить об ответственности за совершенные действия.

Елена Жугер 
директор ООО «БелАудитАльянс»