Как правильно передать дела при увольнении главного бухгалтера

Как принять дела у уходящего бухгалтера? Какие вопросы задать и что посмотреть?

Изучить приказ о передаче дел, какие сроки в нем оговорены;
Сверить данные бухгалтерского учета по расчетам с бюджетом со справкой (выпиской) о состоянии расчетов из налоговой и ФСЗН. Изучить наличие переплат и недоплат по таким расчетам;
Частично сверить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Можно сверить большие суммы задолженности и задолженность с давним сроком ее образования, а также попробовать найти ответ на вопрос: почему? Проверить своевременность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности, обратив особое внимание на кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, т.к. несвоевременное ее списание приводит не только к необходимости подачи уточненных деклараций, но и недоплате в бюджет налога на прибыль;
Сверить, совпадают ли данные в бухгалтерской базе в программе с данными на бумажном носителе, а также в сданной отчетности;
Провести выборочную проверку документов: совпадают ли формы с утвержденными в организации, имеются ли везде подписи, даты и другие реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете и отчетности»;
Уточнить, имеются ли неотработанные документы, пролистать и посмотреть на содержание и сроки хозяйственных операций. Имеются ли хозяйственные операции без составления первичного документа Такие документы от предшественника целесообразно принять по описи;
Провести инвентаризацию расчетного(ых) счета(ов);
Провести экспресс-проверку бухгалтерской базы по периодам. При наличии ошибок бухгалтерская программа их выдаст. Следует помнить, что наличие ошибок может привести к искажению отчетности, недоплате налогов в бюджет и штрафным санкциям;
Уточнить, вся ли бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность по срокам сдана. Для этого, например, в личном кабинете налогоплательщика стоит обратить внимание на сдачу деклараций, наличие ошибок при сдаче, подаче уточненных деклараций;
Уточнить порядок подписи отчетности организации. Была ли соответствующая доверенность, когда подписывается отчетность не руководитель организации. В случае подписания отчетности главным бухгалтером, который увольняется, необходимо сделать копию ее доверенности, а также уведомить ИМНС, статистику, фонд и т.д. Оформить ЭЦП, чтобы в дальнейшем не просрочить сдачу отчетности;
Изучить последние документы по аудиторским и последним проверкам;
Ознакомиться с учетной политикой организации и проверить ее актуальность, соответствие с действующим законодательством;
Изучить должностную инструкцию свою и подчиненныx;
Ознакомиться с правилами внутреннего распорядка, положением о премировании и т.п. кадровой документацией;
Уточнить контактные данные, необходимые для работы: контрагентов, банков, аудиторов, налогового инспектора и т.д. В дальнейшем это позволит сэкономить время на поиск необходимой информации;
Принять документы по описи, желательно, чтобы документы были сформированы в дела и подшиты;
По всем выявленным нарушениям у увольняющего бухгалтера необходимо взять объяснения. Чтобы вопросов с дачей пояснений не возникло (хочу – не хочу и т.п.) данное условие необходимо включить в приказ о передаче дел. Если первоначально приказ не включал данное условие, то в него можно внести изменения;
Кроме описи передачи дел целесообразно составить документ о выявленных недочетах при приемке дел;
Если при приеме дел от предшественника обнаруживаются грубые и (или) не единичные ошибки, то целесообразно решить вопрос о проведении аудиторской проверки.

Обязанность составления акта о приеме и сдаче дел установлена Законом от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» в случае назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера организации. Форма акта приема и сдачи дел в законодательстве не утверждена. Таким образом, акт составляется в произвольной форме.

Примерная форма может выглядеть так:

Утверждаю:

Генеральный директор

« » 20 г.

АКТ приема-передачи дел

при смене главного бухгалтера ____________

« » 202 г.

Согласно приказу №____ от «___» _______ 20__ г. в период с «__» __________ 20__ г. по «___» ___________ 20__ г. произведена передача дел от главного бухгалтера____ назначенному с ________ главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера)____________ результаты, которой отражены в настоящем акте

1.Передача печатей, штампов и ключей

Настоящим актом подтверждается передача ключей и штампов по описи, прилагаемой к настоящему акту.

2.Передача документов

Настоящим актом подтверждается передача документов, находящихся в сфере ответственности главного бухгалтера, — по отдельной описи, который прилагается к данному акту.

3. Выявленные недочеты

4. Прочие вопросы

Приложения:

Опись передаваемых печатей, штампов, ключей, ЭЦП
Опись передаваемых документов
Перечень выявленных недочетов

С информацией, изложенной в акте, согласны в полном объеме:

Сдал___ ФИО Принял______ФИО

Несмотря, что обязанность составления акта о приемке и сдачи дел установлена только для главного бухгалтера, организациям рекомендуется применять акт приемки-передачи дел и для заместителя главного бухгалтера, а при большой численности бухгалтерии – от рядового бухгалтера «вышестоящему» бухгалтеру или вновь принятому работнику (форму акта можно разработать самостоятельно).

С уважением,
консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»