Блог ведет – Жугер Елена Викторовна. Директор аудиторской компании «БелАудитАльянс» • Автор бизнес–статей в деловых и профессиональных изданиях • Сертифицированный аудитор • Эксперт-консультант • Председатель комитета по методологии и аудиту общественного объединения "Ассоциация аудиторских организаций"

В любой компании директор – личность занятая. Продажи, клиенты, стратегия, деньги …

А тут еще бухгалтер пристает – подпиши бумажки да подпиши. И, согласитесь, бумажки мы подписываем в последнюю очередь. Так складывается на практике.

И как вариант решения, некоторые компании используют факсимиле как способ ускорить документооборот. Вполне законное решение для некоторых ситуаций. А вот в каких именно ситуациях его можно использовать законное – в этом-то и вопрос.

Дело в том, что действующей налоговой практикой первичные учетные документы, подписанные факсимиле, не признаются подтверждающими расходы для налога на прибыль.

Почему нельзя подписывать первичные учетные документы факсимиле?

В законодательстве Республики Беларусь мы нигде не найдем определение термину факсимиле.

Факсимиле не является собственноручной подписью физического лица, оно представляет собой лишь способ воспроизведения собственноручной подписи. Поставить факсимиле может любой работник организации, даже не собственник подписи посредством механического или иного копирования.

Гражданское законодательство в некоторых случаях допускает использование факсимиле. Согласно п. 2 ст. 161 ГК, использование факсимиле возможно только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Следует помнить, что в случае возникновения спорных ситуаций при использовании факсимиле невозможно будет доказать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, так как факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не дает возможности достоверно установить лицо, которое фактически составило документ и будет нести ответственность за его оформление.

В соответствии с п. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», первичные учетные документы должны содержать подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. Так как факсимиле – это не собственноручная подпись, следовательно, использование факсимиле при составлении первичных учетных документов даже не допускается действующим законодательством.

Принятие бухгалтерией организации к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, оформленного с использованием факсимиле, является неправомерным и может привести к налоговым последствиям, например, в виде излишне принятого к вычету налога на добавленную стоимость. Недоплата налога в бюджет грозит уплатой в бюджет не только самого налога, но и начислением пени.

Ряду организаций в виде исключения в силу специфики их деятельности, например, операторам мобильной связи, отдельным интернет-провайдерам и т.п., предоставлены письменные разрешения (письма) Министерства финансов Республики Беларусь, в которых разрешено использовать факсимильное воспроизведение подписи. Если организация не имеет такого разрешения, использовать факсимиле оно не вправе.

Если в организацию представлен первичный учетный документ в виде факсимиле, то необходимо у контрагента уточнить наличие соответствующего разрешения.

Использование в товарных накладных (ТТН или ТН) аналогов собственноручной подписи ни Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», ни Инструкцией «О заполнении товарно-транспортной накладной и товарной накладной» № 58 от не предусмотрено.

Таким образом, данные документы, подписанные факсимильной подписью, не будут удовлетворять требованиям к оформлению первичных учетных документов. Это может явиться одним из оснований для признания данных документов с учетом других обстоятельств недействительными со всеми вытекающими отсюда последствиями.

У всех до сих пор на слуху применение норм Указа № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» о признании недействительными (не имеющими) первичных учетных документов и доначислении налогов.

Несмотря на то, что Указ № 488 отменен, его нормы нашли отражение сегодня в статье 33 Налогового Кодекса.

Справочно: Неуплата или неполная уплата суммы налога на прибыль в соответствии с ч. 1 ст. 13.6 КоАП ведет к штрафу в размере 40% от неуплаченной суммы налога, но не менее 10 базовых величин на юридическое лицо.

Перечень других документов в организации, где проставление факсимиле запрещено:

  • ТТН, ТН, акты выполненных работ (оказанных услуг), прочие товаросопроводительные документы;
  • трудовые договоры (контракты), трудовые книжки работников;
  • доверенности;
  • заверенные копии документов и другие.

Если уполномоченное лицо организации не может, например, в связи с большим объемом документооборота подписывать документы, то факсимиле довольно спорный выход из ситуации.

Как решить эту ситуацию?

Организации следует приказом по организации распределить и закрепить обязанности по подписанию документов между должностными лицами. Таким образом, в документе будет фигурировать не подпись-факсимиле директора, а собственноручно учиненная подпись должностного лица, в чью обязанности входит подписание такого документа.

Например, начальнику отдела кадров выдана доверенность на подписание контрактов с сотрудниками. Таким образом, в контракте будет фигурировать формулировка «начальник отдела кадров П, действующий на основании доверенности № — от –.»

Или в ТН будет формулировка «получил товар начальник производства И. по доверенности № — от —.»

Риск хоть и дело благородное, но в случаях с использованием факсимиле при подписании первичных учетных документов может обернуться для организаций проблемами и потерями в виде недоплаты налогов, пени и административной ответственности, а также походами по судам.

P.S. Кстати, я в статье ситуацию изложила с точки зрения налогового законодательства. А это не единственный риск. На сегодняшний день суды завалены буквально делами по корпоративным спорам. Один из вопросов – разборки директоров-собственников в части хищений, недостач и убытков.

С уважением, Елена Жугер
директор ООО «БелАудитАльянс»

06.02.2020

Другие новости