Какими бы простыми со стороны ни казались отдельные нарушения, некоторые бухгалтера упорно допускают в них ошибки.

Вот вам 5 нарушений по учету запасов, которые из года в год выявляют наши аудиторы, а также контролирующие органы.

Не повторяйте чужих ошибок.

Используйте аудиторов по назначению – пусть почистят ваши «перышки» и исключат человеческий фактор из тяжелой бухгалтерской профессии. Ну, и позволят успешно пройти любую проверку.

Нарушение 1

Самое типичное нарушение в аудиторской практике – Клиенты не ведут учет расхода ГСМ. У всех в голове одна фраза: «Путевые листы отменили!» Ну, таки-да! Но для списания на расходы для налога на прибыль затрат на топливо, необходимо иметь первичный учетный документ (ПУД), подтверждающий расход топлива в производственных целях организации.

Ранее при перевозке грузов по договорам автомобильной перевозки грузов в обязательном порядке составлялся такой транспортный документ, как путевой лист по утвержденной законодательством форме, который содержал сведения, необходимые для составления ПУД на списание топлива.В настоящее время при осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов – такая норма предусмотрена абз. 2 подп. 4.5 Декрета N 7.

Так как правильно?

Организация имеет право не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист.Однако, необходимо учитывать, что затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом и (или) законодательством (статья 169 НК).

Согласно п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 №133 (Инструкция №133) основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период.

Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.Факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода ГСМ должен быть подтвержден документально.

Следовательно, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты.

Таким документом может быть как путевой лист (в том числе по ранее использовавшейся форме), так и иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяется организацией самостоятельно.

Нарушение 2

Вам может показаться следующее нарушение надуманным, не спешите, дочитайте до конца.

Клиенты не ведут учет материалов и запасов по местам хранения и материально ответственным лицам, ответственным за их хранение и перемещение.Как это выглядит на практике? Все ТМЦ по счету 10 «Материалы» числятся за директором (похожая ситуация и с товарами).

Что это за собой влечет?

Вот некоторые последствия описанного нарушения:

Хищения и последующая невозможность возложить материальную ответственность на виновных лиц. Следствие – убытки и потери.
Нарушения при списании сырья в производство – не составляются отчеты МОЛ либо составляются по формальному признаку – помимо убытков, нарушения при исчислении налога на прибыль.
Инвентаризации проводятся по формальному признаку, и, как следствие, недостоверные данные по остаткам на складах, искажение бухгалтерской отчетности. Зачастую, такая отчетность представляется для кредитования, а если устанавливают, что банк обманули, сами знаете что бывает за выманивание кредита.

Как надо по закону.

Согласно ч. 5 п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее — Инструкция N 50), для обобщения информации о наличии и движении в организации сырья и материалов используется счет 10 «Материалы».

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов, отдельным их наименованиям и материально ответственным лицам (ч. 20 п. 16 Инструкции N 50; п. 80 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее — Инструкция N 133)).

Нарушение 3

Как вы думаете, на чем сыплются все обманки? Правильно, на деталях.

Следующее нарушение именно так и прослеживается – в одних документах одна информация, в других другая. Ревизоры находят нарушение путем сопоставления документов. Профессия у них такая.

Например, используете вы личный автомобиль в служебных целях (заключили договор, оформляете путевые листы). А когда приезжаете на ТО или ремонт, в заказ-нарядах указывается фактический пробег, в отличие от «нарисованного», который указывает бухгалтер в путевых листах. Так как машина принадлежит Организации, то отклонение в пробеге можно расценить как фиктивное использование имущества Организации и фактическое завышение затрат (амортизация автомобиля).

Почему так?

Основанием для списания топлива на затраты являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива (ч. 2, 3 п. 83 Инструкции N 133). Расхождение сумм списания топлива и фактического пробега автотранспорта может информировать о том, что при большем фактическом расстоянии в путевых листах указывается меньшее расстояние, что свидетельствует об использовании автомобиля в личных целях работника.

Соответственно, необходимо составлять акты контрольного замера расстояния, анализировать спидометр, установленный на транспортном средстве.

Что будет за такое нарушение?

Расходы на топливо снимут с затрат для налога на прибыль и могут быть рассмотрены как личный доход работника с доначилением подоходного налога и отчислений в ФСЗН.

Нарушение 4

Главное правило бухгалтерского учета – «без бумажки ты букашка»! И, традиционно, об это забывают. Вот, например, во время аудита регулярно сталкиваемся с проблемой – нет актов на списание материалов и сырья в производство. Бухгалтера говорят – у меня все в компьютере, надо будет – распечатаю.

Такое заблуждение ошибочно по нескольким причинам:

на практике так красиво не бывает. Самое простоя в этой ситуации – бухгалтер уволился, а печатать акты никто не хочет;
хранить ПУД в электронном виде можно тогда, когда они подписаны электронно-цифровой подписью;
директор дал разрешение на нарушение правила систематизации документов? А как же номенклатура дел? Сроки хранения?

Зачем они – эти акты? ПУД-акты на списание материалов и сырья являются основанием для учета расходов на сырье и материалы в составе расходов для налога на прибыль.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона N 57-З). Списание стоимости сырья и материалов на себестоимость продукции осуществляется двумя способами: при их передаче со склада в цех на рабочие места или по мере использования в производстве (п. 60 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010N 133).

Организация вправе применять один из них. Свое решение нужно закрепить в учетной политике. От выбранного способа списания сырья и материалов зависит, какие документы при этом используются: на основании документа, которым оформляется их передача в производство или акт расхода материалов, акт списания материалов, сводные ведомости расхода материалов, материальный отчет и т.п.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее в настоящей главе — затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг)), представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 169 НК). Затратами по производству и реализации товаров (работ, услуг) признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (п. 2 ст. 169 НК).

Последствия.

Отсутствие ПУД, обосновывающих расходы, участвующие в исчислении налога на прибыль, влекут исключение таких затрат из состава расходов для расчета налога на прибыль, и как следствие, доначисление такого налога.

Нарушение 5

Следующие нарушения не имеют налоговых последствий, но если вы в группе риска в отношении проверок КГК РБ, то вам это будет полезно знать:

не ведется учет шин и АКБ;
не ведется учет средств индивидуальной защиты;
не ведется учет драгметаллов.

Учет шин и АКБ.

Правила учета установлены техническим кодексом установившейся практики ТКП 299-2011 «Автомобильные шины. Нормы и правила обслуживания», утвержденным приказом Минтранса от 21.03.2011 N 149-Ц (далее — ТКП 299-2011), распространяющим свое действие в том числе на организации, которые эксплуатируют шины. Определено, что карточку следует завести на каждую шину, установленную при комплектации или во время эксплуатации автомобиля.

Карточки можно не вести только на шины, установленные на транспортное средство, выполняющее перевозки для собственных нужд. Но ответственного за учет работы шин назначить все равно нужно, т.е. такой учет в любом случае необходим, а его порядок организация определяет самостоятельно (ч. 2 п. 1, подп. 9.1 ТКП 299-2011).

Учет средств индивидуальной защиты.

Учет спецодежды ведется по каждому работнику в отдельности, а также контролируется ее движение. Для этого используется личная карточка учета средств индивидуальной защиты. В ней подтверждается факт получения и возврата спецодежды работником, указываются сроки носки, стоимость и прочие сведения (п. 51 Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209).

Допускается ведение учета средств индивидуальной защиты на электронных носителях. При этом выдача средств индивидуальной защиты подтверждается подписью лица, получающего средства индивидуальной защиты, в бухгалтерском документе (ведомость и тому подобное).

Учет драгметаллов.

Согласно действующему законодательству, организации должны вести учет драгметаллов, входящих в состав объектов (оборудования, приборов, инструментов, покупных комплектующих изделий, иных средств).

Данные по содержанию драгметаллов при постановке объектов (например, основных средств) на учет заносятся в учетные документы в соответствии со сведениями, указанными в технической документации (паспортах, формулярах, этикетках, руководствах по эксплуатации, другой конструкторской документации), со ссылкой на эту документацию. Сказанное определено п. 47 Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина от 15.03.2004 N 34.

Согласно п. 49 Инструкции N 34, при отсутствии информации о наличии драгметаллов в технической документации сведения по их содержанию заносятся в учетную документацию на основании следующих данных:

лабораторных анализов;
определенных комиссионно (комиссией) на основании сведений, содержащихся в перечнях (справочниках) деталей, изделий и иных средств, материалов, содержащих драгоценные металлы, разработанных РУП «Межотраслевая хозрасчетная лаборатория по нормированию и экономии драгоценных металлов и драгоценных камней» (далее — РУП МХЛДМ);
сведений переработчиков, которые передаются этими организациями на договорной основе.

С уважением, Елена Жугер
директор ООО «БелАудитАльянс»