Ошибки в учете командировок: что делать?

Ошибки в бухгалтерском и налоговом учете командировок очень «болезненны» для любой организации. С одной стороны, как правило, это корректировка затрат в сторону их уменьшения и доначисление налога на прибыль при налоговых проверках. С другой стороны, это конфликты с работниками, недовольными тем, что им не возместили или «неправильно» возместили понесенные ими расходы.

Разберем самые распространенные ошибки.

Ошибка 1

Директор организации поехал в командировку за границу на посещение выставки (переговоры, участие в семинаре и т.д.), но ни задания на командировку, ни отчет о его выполнении директором предоставлены не были. Как эта поездка связана с деятельностью организации, не понятно!

К чему приводит. Задание на служебную командировку и отчет о его выполнении не являются обязательными документами, это факт. Но согласно ст.91 Трудового кодекса служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Только служебные поездки могут считаться командировками и включаться в состав затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль.

Командировка должна носить служебный характер, и у организации должны быть документы, это подтверждающие. Если нет задания на командировку и отчета о его выполнении, то доказать производственных характер поездки очень сложно. А это может повлечь доначисление налога на прибыль.

Ошибка 2

Сотрудникам не выплачивается аванс на служебные командировки. Сначала езжайте, а рассчитаемся потом!

К чему приводит. Выплата аванса на командировки – это не право, а обязанность нанимателя, установленная п.5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176.

Невыплата аванса на командировку может поставить работника в затруднительное положение, ведь он не должен тратить на командировочные расходы свои личные средства… К тому же, невыплата или не полная выплата в установленный срок заработной платы, иных выплат, причитающихся работнику от нанимателя в соответствии с законодательством, влекут наложение штрафа на нанимателя в размере от четырех до пятидесяти базовых величин. Сотрудники могут пожаловаться на эту ситуацию в контролирующие органы.

Поэтому правило здесь только одно: всегда выплачивать сотрудникам авансы на служебные командировки! Даже если они не возражают против выплат позже.

Ошибка 3

Неверный расчет суточных и расходов по проживанию. В аудиторской практике это одна из распространенных ошибок при проверке командировок: взято неверное количество дней или ночей командировки, применен не тот курс и не той валюты, нужно было возместить расходы по проживанию по документам, а возместили по нормам и много чего ещё.

К чему приводит. Последствия здесь серьезные. Во-первых, это неверный расчет затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль. Излишние выплаты приводят к завышению затрат и к недоплате налога на прибыль, что чревато санкциями со стороны налоговых органов. Недоплаты – это переплата налога на прибыль и недовольство руководства организации, т.к. денежные средства нужнее на счете в банке, чем в личном кабинете налогоплательщика.

И возможные конфликты с работниками не исключены, ведь командировочные расходы – это, по сути, их деньги, которые сотрудники очень хорошо умеют считать. Ведь переплату командировочных сотруднику нужно возвращать. Недоплата тоже плохо: сотрудники хотят вовремя получать свои деньги и распоряжаться ими. Поэтому вести бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов следует строго в соответствии с законодательством.