Аудиторы предупреждают! ТОП-3 ошибок по командировочным расходам

Ситуация 1 — сохранение среднего заработка

В проверяемом периоде при направлении сотрудников в служебную командировку  в табеле работника командировка отмечена, но вместе с тем  за эти дни начислена и обычная заработная плата.

Ошибка. Организацией не сравнивались  значения заработной платы, начисленной исходя из среднего заработка и в соответствии с действующими для него условиями оплаты труда.

Обоснование. В качестве гарантии при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст.95 ТК).

Если начисленная заработная плата за дни нахождения в командировке в соответствии с действующими для работника условиями оплаты труда окажется ниже среднего заработка, рассчитанного за эти дни, то работнику начисляется средний заработок, если наоборот — заработная плата.

Расчет среднего заработка производится в соответствии с гл.3 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением от 10.04.2000 №47 (далее – Инструкция №47).

Последствия:

1. Неверный расчет оплаты труда за время командировки
2. Неверный расчет отчислений от сумм оплаты труда
3. Ошибки при исчислении налога на прибыль, отчислений в ФСЗН и Белгосстрах, подоходного налога, пени за несвоевременную оплату платежей в бюджет.

Ситуация 2  — оформление командировок или разъездной характер работ

Сотрудники организации периодически работают за пределами г. Минска. Командировки не оформляются.

Обоснование. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч.1 ст.91 ТК).

Исходя из изложенного при поездках работников по заданию нанимателя в другую местность необходимо оформлять командировки в соответствии с законодательством с выплатой работникам компенсаций, предусмотренных законодательством.

Важно. Если такие поездки регулярны, то можно рассмотреть возможность установления разъездного характера работ.

Последствия:

1. Нарушение законодательства о труде
2. Занижение затрат на сумму командировочных расходов или выплат за разъездной характер работ

Рекомендация. Рассмотреть возможность установления разъездного характера работ.

Ситуация 3 — отсутствие ЛПА организации при возмещении расходов на проживание на основании подтверждающих документов

Наниматель при командировании работников в пределах Республики Беларусь производит возмещение расходов по найму жилого помещения как на основании подтверждающих документов, так и без их представления. ЛПА организации, на основании которого производится возмещение расходов по проживанию на основании подтверждающих документов нет.

Обоснование. При командировании работников в пределах Республики Беларусь организации самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия локального правового акта не требуется (п.15 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 №176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках».

В случае не принятия организацией ЛПА, возмещение расходов на проживание надо возмещать из расчета количества приходящихся на период нахождения в месте командировки ночей с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложениях 1, 2 к Положению №176 (п.15, п.16 Положения №176).

Последствия:

1. Неверный расчет с командированными работниками.
2. Искажение затрат организации

Рекомендация: разработка ЛПА, например, положения по командировкам