Топ 10 типичных ошибок при проведении инвентаризаций

Что нужно сделать организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности?

Провести инвентаризацию. Причем без ошибок!

Приведем топ 10 типичных ошибок при проведении инвентаризации и расскажем к каким последствиям они приводят.

Ошибка №1. Инвентаризация не проводится вообще

Или проводится «на бумаге» без сверки фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Обоснование

Проведение инвентаризации обязательно в случаях, указанных в ст.13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 №57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»: при реорганизации или ликвидации организации; перед составлением годовой отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества; при возникновении чрезвычайных ситуаций; в иных случаях, предусмотренных законодательством.

К чему может привести? Во-первых, к искажению данных бухгалтерского учета, ведь фактически наличие активов и обязательств не подтверждено фактически, могут иметь место недостачи и излишки. Во-вторых, это может привести к модификации аудиторского мнения. Также инвентаризация, проведенная «на бумаге», может быть признана недействительной контролирующими органами. В-третьих, отсутствие контроля способствует мошенничеству и хищениям со стороны работников организации.

Ошибка №2. Активы при инвентаризации не пересчитываются, их количество определяется «на глаз»

Классический пример – запасы (сырье, готовая продукция), хранящиеся насыпью.

Обоснование

Согласно п.22 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 №180 (далее – Инструкция №180), фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

К чему может привести? К скрытым недостачам и излишкам, ведь фактическое наличие материальных ценностей пересчитано не будет. Как следствие – искажение данных бухгалтерского и налогового учета.

Ошибка №3. Не осуществляется сверка расчетов с контрагентами

Обоснование

Согласно п.63 Инструкции № 180 при сверке расчетов с контрагентами составление актов сверок обязательно.

К чему может привести? Акт сверки, подтверждающий дебиторскую задолженность, это аргумент при судебных разбирательствах по взысканию долгов. Кроме этого, среди контрагентов могут оказаться те, кто уже ликвидирован или реорганизован. Как следствие — искажение данных бухгалтерского учета прошлых периодов по задолженности и по финансовым результатам, занижение внереализационных доходов и недоплата налога на прибыль.

Ошибка №4. Годовая инвентаризация проводится ранее сроков, установленных законодательством

Обоснование

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности указаны в п.7 Инструкции №180.

К чему может привести? Если инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности была проведена ранее установленных сроков, то формально она не может считаться таковой со всеми вытекающими из этого последствиями.

Ошибка №5. Неверно оформлены документы по инвентаризации:

нет подписей материально ответственных лиц, подписей членов комиссий, пояснений материально ответственных лиц, в документах имеются подчистки и (или) потёртости.

Обоснование

Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п.30 Инструкции №180).

Исправлять в описях ошибки нужно только путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами (п.28 Инструкции №180). Исправления в сличительных ведомостях не предусмотрены Инструкцией №180.

К чему может привести? Эти ошибки могут повлечь за собой признание документов по инвентаризации недействительными. Недействительными тогда станут и её результаты.

Ошибка №6. При инвентаризации сверяется только количество активов, на их физическое состояние не обращается никакого внимания

Обоснование

В ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (в том числе неучтенных) путем выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально (п.3 Инструкции №180).

По активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и неподлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.), а сами эти активы в местах хранения размещаются обособленно (п.25 Инструкции №180).

К чему может привести? Когда в учете числятся неликвиды, это приводит к «омертвлению» капитала собственника: средства тратятся на содержание того, что уже не способно давать экономических выгод. Не имея данных о состоянии активов руководство может и не знать о наличии неликвидов.

Ошибка №7. Годовая инвентаризация проводится не полностью

Например, не инвентаризируется забалансовые счета, расходы и доходы будущих периодов, расчеты с бюджетом, ФСЗН, расчеты с отдельными контрагентами, имущество, находящееся вне постоянных мест хранения и т.п.

Обоснование

Согласно п.2 Инструкции №180 к инвентаризируемым активам относятся: внеоборотные активы, оборотные активы, дебиторская задолженность, расчеты с учредителями, денежные средства, финансовые вложения, прочие оборотные активы. К инвентаризируемым обязательствам организации относятся: долгосрочные и краткосрочные кредиты и займы, кредиторская задолженность, задолженность перед учредителями, резервы предстоящих расходов, прочие виды обязательств.

К чему может привести? В такой ситуации есть вероятность скрытых недостач, излишков и ошибок в бухгалтерском учете. Это может привести к неверным управленческим решениям и искажению бухгалтерской отчетности со всеми вытекающими последствиями.

Ошибка №8. Материально ответственные лица включаются в состав комиссий по инвентаризации, проверяющих ценности, закрепленные за ними

Обоснование

Согласно п.13 Инструкции №180 материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.

К чему может привести? Материально ответственные лица самих себя проверять не должны. В противном случае результаты такой инвентаризации недействительны.

Ошибка №9. Проверка фактического наличия активов проводится в отсутствие материально ответственного лица

Обоснование

Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц (п.20 Инструкции №180).

К чему может привести? Инвентаризация должна проходить в присутствии материально ответственных лиц. И точка! Никаких исключений Инструкция №180 не делает. В случае наличия недостач, излишков или пересортицы материально ответственное лицо может оспорить, в т.ч. в судебном порядке, результаты инвентаризации, т.к. оно не принимало участия в пересчете.

Ошибка №10. Списание недостач в состав расходов без наличия документов об отсутствии виновных лиц или о том, что суд отказал о взыскании недостач с них

Обоснование

Согласно п.73 Инструкции №180 суммы недостач и порчи сверх норм естественной убыли, учтенные по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются в состав расходов, если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, других случаях выявления невозмещенных недостач.

В документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи активов, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

К чему может привести? Отсутствие виновного лица или отказ о взыскании с него суммы недостач должны быть подкреплено документально. В противном случае указанные суммы нельзя списывать с бухгалтерского учета, а также включать в состав внереализационных расходов для налогообложения налогом на прибыль.

Систематическая инвентаризация помогает:

• своевременно выявить недостачи и излишки материальных ценностей;
• предотвратить хищения и ошибки в расчетах с контрагентами;
• выявить неликвиды и порчу имущества.

С 01.01.2024 меняются Национальные стандарты по проведению инвентаризации, которые организациям следует внедрить в производственный процесс!