Организациям без автомобилей сейчас нельзя: маневренность, скорость и оперативность для бизнеса в сегодняшних сложных условиях важны как никогда. А ещё и экономность.
Как правильно утвердить нормы расхода ГСМ?
Каким документом списывать топливо?
Как сейчас учитывать топливо в бухгалтерском и налоговом учете?
Рассмотрим всё по порядку
Момент 1. С 01.01.2023 вступил в силу Стандарт №64. Для бухгалтерского учета топлива что-то изменилось?
Изменений несколько и главное из них то, что Стандарт №64 не содержит отдельных подходов для бухгалтерского учета ГСМ. С 01.01.2023 отменена обязанность ежемесячного снятия остатков топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов. Также Стандарт №64 не содержит указания на первичный учетный документ, по которому следует списывать ГСМ. Напомним, до 2023 года это была накопительная ведомость данных путевых листов или карточка учета топлива.
Момент 2. Хотим ежемесячно сверять остатки топлива в баках автомобилей. Имеем ли мы на это право теперь?
Вариант в таком случае только один – ежемесячно проводить инвентаризацию топлива в баках.
Но есть одно «НО»!
Инвентаризация должна в таких случаях проводиться в строгом соответствии с Законом о бухгалтерском учете и с Инструкцией №180. Т.е. должны быть оформлены все документы по инвентаризации. Хорошо, если всё хорошо: нет ни излишков, ни недостач. А если есть недостачи, то взыскать их с виновных лиц без надлежаще оформленной инвентаризации вряд ли получится.
Оптимальный вариант – указать ежемесячные инвентаризации топлива в графике проведения инвентаризаций, который указывается в приложении к учетной политике.
Момент 3. Каким первичным документом сейчас оформить использование топлива?
Списание топлива следует оформлять первичным учетным документом, форму которого организация разработает самостоятельно и закрепит в своей учетной политике. Это может быть как общий акт на списание материалов, так и отдельный акт на списание топлива. Причем, составляться он может с периодичностью: за день, за неделю, за декаду, за месяц. Главное то, что этот документ должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, указанные в ст.10 Закона о бухгалтерском учете.
Нужно ли ставить в нем отметку ответственного лица о сверке данных с путевыми листами?
Такого прямого указания в Стандарте №64, и уж тем более в Законе о бухгалтерском учете, нет. Но, если утвержденная форма первичного учетного документа будет содержать такие реквизиты, то тогда обязательно нужно ставить отметки о сверке. Всё зависит от организации, а точнее, от того документа на списание, форма которого будет закреплена в учетной политике.
Наши рекомендации: отметки о сверке с данными путевых листов необходимы. Это улучшит систему внутреннего контроля организации: в затраты спишется топливо, израсходованное по путевым листам.
Момент 4. Какие сейчас ограничения по установлению норм расхода топлива?
Ограничений нет. Согласно Постановлению №470 нормы расхода топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования устанавливаются руководителями организаций самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией. Если нормы устанавливаются самостоятельно, то никаких результатов измерений, их подтверждающих, не нужно.
Так можно любую норму установить на любой автомобиль?
Теоретически да, но рисковать не следует. Установив норму расхода топлива для Lada Largus как для БЕЛАЗа, организация явно привлечет к себе внимание налоговых органов.
Важно! При проведении проверки налоговые органы вправе привлекать эксперта согласно ст.77 Налогового кодекса для определения обоснованности применения норм: может ли реально автомобиль или техника потреблять указанное количество топлива? Если обоснованность норм не будет подтверждена, то может последовать корректировка налогооблагаемой базы по налогу на прибыль по ст.33 Налогового кодекса. Поэтому нормы должны быть обоснованы.
Момент 4. Какие сейчас ограничения по установлению норм расхода топлива?
Ограничений нет. Согласно Постановлению №470 нормы расхода топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования устанавливаются руководителями организаций самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией. Если нормы устанавливаются самостоятельно, то никаких результатов измерений, их подтверждающих, не нужно.
Так можно любую норму установить на любой автомобиль?
Теоретически да, но рисковать не следует. Установив норму расхода топлива для Lada Largus как для БЕЛАЗа, организация явно привлечет к себе внимание налоговых органов.
Важно! При проведении проверки налоговые органы вправе привлекать эксперта согласно ст.77 Налогового кодекса для определения обоснованности применения норм: может ли реально автомобиль или техника потреблять указанное количество топлива? Если обоснованность норм не будет подтверждена, то может последовать корректировка налогооблагаемой базы по налогу на прибыль по ст.33 Налогового кодекса. Поэтому нормы должны быть обоснованы.
Момент 5. Правильно списываем ГСМ в налоговом учете
Для налогового учета в 2023 году принципиально ничего не изменилось. Согласно ст.171 Налогового кодекса топливо относится к нормируемым затратам. Нормы устанавливаются руководителем организации самостоятельно или на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром).
Момент 6. Арендуем автомобиль с экипажем, сами заправляем топливо. Норм расхода топлива на это авто нет. Какие последствия?
Организация не сможет учесть стоимость топлива в составе затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль. Не важно кому принадлежит автомобиль, машина, механизм, а важно кто использует его в своей деятельности и кто его заправляет! Поэтому нормы расхода топлива должны быть на все транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, использующие ГСМ.
Момент 6. Арендуем автомобиль с экипажем, сами заправляем топливо. Норм расхода топлива на это авто нет. Какие последствия?
Организация не сможет учесть стоимость топлива в составе затрат, учитываемых при налогообложении налогом на прибыль. Не важно кому принадлежит автомобиль, машина, механизм, а важно кто использует его в своей деятельности и кто его заправляет! Поэтому нормы расхода топлива должны быть на все транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, использующие ГСМ.
Момент 7. Нормы расхода топлива утверждены главным инженером организации. Это вообще правильно для налогового учета?
Если руководитель организации выдал главному инженеру доверенность на право утверждения норм расхода топлива, то для налогового учета топливо будет затратами, учитываемыми при налогообложении. Ведь руководитель доверенностью уполномочил инженера на утверждение норм. Но если такой доверенности нет, то и норм, утвержденных руководителем, для налогового учета также нет.
с комментариями
от директора нашей компании
