Наш основной вид деятельности – аудиторские проверки. В финансово-хозяйственную деятельность каждого Клиента мы погружаемся глубоко, изучаем ее изнутри и можем рассказать о плюсах-минусах. Для нас регулярная профессиональная деятельность – большой практический опыт, которым мы делимся с нашими Клиентами во время аудита.
Сегодня я хочу вам рассказать о типичных нарушениях, которые, несмотря на их простоту и понятность, выявляются в каждом третьем случае.
Нарушение 1. Организации не оформляют путевые листы (первичные документы на списание топлива).
Многие Клиенты искренне полагают, что путевые листы отменили и теперь их оформлять не обязательно. Это не так.
Рассмотрим, почему нужно оформлять путевые листы и для чего они служат.
Путевые листы вести необходимо. Организация может оформлять путевые листы по форме, установленной законодательством или утвержденной организацией самостоятельно, или составлять иные документы, разработанные организацией для учета работы транспортного средства.
Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки грузов и пассажиров оформляется путевым листом. Такая норма содержится в ч. 1 ст. 35, ч. 2 ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 N 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках». Формы путевых листов для осуществления перевозки грузов и пассажиров установлены абз. 2 п. 1 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 N 138 и п. 1 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 29.03.2012 N 25.
Названный выше Закон N 278-З регулирует отношения, возникающие при организации и выполнении автомобильных перевозок, за исключением, в частности, внутриреспубликанских автомобильных перевозок для собственных нужд (абз. 2 ст. 2).
Согласно абз. 3 ст. 1 Закона N 278-З под автомобильной перевозкой для собственных нужд понимается автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица и выполняется им для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих ему на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этого юридического лица.
А, следовательно, оформление путевых листов, предусмотренное ч. 1 ст. 35 и ч. 2 ст. 40 Закона N 278-З, при выполнении внутриреспубликанских перевозок для собственных нужд организации не является обязательным.
Однако, согласно ч. 2 п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее — Инструкция N 133), основанием для списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Действующие законодательные акты не содержат ни форму путевого листа, ни форму накопительной ведомости, ни карточки учета расхода топлива. А значит, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить данные документы с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам ст. 10 Закона от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». И именно эти документы являются основанием для отнесения стоимости топлива на расходы в бухгалтерском учете и на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли в соответствии со ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь.
И не забудьте, что списание топлива производится в пределах норм расхода топлива, установленных в соответствии с законодательством.
Нарушение 2. Начисление премий за производственные результаты труда.
Что происходит на практике. Организации выплачивают работникам премии на основании приказа о премировании с формулировкой «за производственные результаты труда». При этом, Положение о премировании в организации отсутствует, критерии оценки «производственных результатов труда» отсутствуют, никаких особенных результатов организация не достигла. И тогда возникает обоснованный вопрос, носят ли данные расходы производственное назначение и можем ли мы учитывать расходы по такому премированию в составе расходов, участвующих в налогообложении.
Что нам говорит Закон по этому вопросу.
В соответствии со статьей 63 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) формы, системы и размеры оплаты труда работников, в том числе и дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора.
Согласно подпункту 1.3 пункта 1 статьи 131 Налогового кодекса Республики Беларусь при налогообложении не учитываются выплаты физическим лицам, работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральной формах, не предусмотренные законодательством или сверх размеров, предусмотренных законодательством, в том числе:
- премии, выплачиваемые за счет средств специального назначения и целевых поступлений;
- вознаграждения по итогам работы за год, выплаты, носящие характер вознаграждения по итогам работы за год.
Соответственно, премии по итогам работы за месяц, квартал включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении.
Согласно п.2 ст.130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета) и отражаются в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая).
Данная норма означает, что для отнесения на затраты, участвующие в налогообложении, нам необходимо документально подтвердить производственный характер расходов на премирование за производственные результаты труда.
В качестве методической помощи при построении эффективной системы премирования в организации можно пользоваться Рекомендациями по премированию работников коммерческих организаций по результатам финансово-хозяйственной деятельности, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 февраля 2012 г. N 29.
Чтобы обосновать начисление премии, следует в Положении о премировании или ином внутреннем документе четко сформулировать показатели премирования. Такими показателями в количественном или стоимостном выражении могут быть:
- рост объемов производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг);
- высокий уровень производительности труда;
- уровень выполнения установленного задания по производству продукции определенного ассортимента;
- снижение материальных и трудовых затрат на производство продукции;
- улучшение качества производимой продукции;
- сокращение случаев возврата некачественной продукции, рекламаций, снижение брака, отсутствие претензий к продукции со стороны служб технического контроля, потребителей и т.д.
Таким образом, одновременно с приказом на премирование необходимо представить расчет показателей, за которые производится премирование.
Нарушение 3. Использование факсимиле для подписания первичных учетных документов, подтверждающих расходы для налога на прибыль
Организации в качестве первичных учетных документов, подтверждающих расходы, участвующие в налогообложении, представляют документы, содержащие подписи, воспроизведенные при помощи факсимиле.
В соответствии с абз.5 ст. Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» первичный документ должен содержать подписи должностных лиц, участвующих в совершении хозяйственной операции. Т.е., уполномоченное лицо должно собственноручно подписать документ. Однако при наличии значительного документооборота в организации, как правило, встает вопрос использования факсимиле для подписания документов. Как правило, это накладные.
Факсимиле – это воспроизведение собственноручной подписи физического лица с путем копирования. Термин «факсимиле» не имеет законодательного закрепления.
Именно собственноручная подпись участника хозяйственной операции содержит уникальную совокупность символов, написанных от руки, позволяет идентифицировать его, является средством, индивидуализирующим гражданина, обладает уникальностью и неповторимостью.
Если возникает спорная ситуация при использовании факсимиле, невозможно доказать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена с помощью средств механического или иного копирования, поскольку отсутствует возможность проведения исследования (судебно-почерковедческой экспертизы) для установления лица, подписавшего документ.
Налоговые органы для целей налогообложения не принимают во внимание ПУД, имеющие подписи должностных лиц, воспроизведенные посредством факсимиле. Письмом Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 23.01.2001 № 7-5-11/401 «О повышении защищенности документов» установлен запрет на прием в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь расчетов и других документов, заверенных с использованием факсимиле. Должностные лица обязаны собственноручно осуществлять написание своих фамилий и инициалов и учинять подпись в соответствующих графах заверяемого документа.
Основываясь на данной норме, в ходе проверок налоговые органы первичные учетные документы с подписями, воспроизведенными при помощи факсимиле, исключают из состава затрат, участвующих в налогообложении либо признают не имеющими юридической силы.
Проблемы с использованием факсимиле могут возникнуть еще и в следующих ситуациях:
- Сомнения в достоверности накладных на приход товара или серии накладных от одного и того же поставщика на значительные суммы с подписями, воспроизведенными факсимиле
- Акты выполненных работ на услуги с подписями, воспроизведенными факсимиле, считаются недействительными, поскольку не содержат волеизъявления ответственного лица, его подписавшего
- Доверенности на получение ТМЦ, на представление интересов организаций, должностных лиц и т.д.
Под сомнение могут быть поставлены любые хозяйственные операции, при оформлении документов по которым использовано факсимиле.
