«Проблемные» расходы в командировке или про что не забыть бухгалтеру

Отправляясь в командировку, работник иногда несет вынужденные непредвиденные расходы. Здесь нужно не забыть учесть следующие нюансы.

Пример 1

Работник отправлен в командировку в страны-члены ЕАЭС. В командировке у него сломался планшет, принадлежащий организации. С ведома руководителя и за счет средств организации работник за наличный расчет приобретает ноутбук в розничной сети. В бухгалтерию организации он представляет отчет по командировке, в том числе и документы по приобретенному ноутбуку.

1.Здесь необходимо не забыть уплатить НДС при ввозе товаров на территорию РБ, о чем нередко забывают бухгалтера. Ситуация, когда товарно-материальные ценности приобретаются за счет организации и в интересах организации физическим лицом, исключением не являются.

Обоснование: Ввоз товаров на территорию РБ признается объектом обложения НДС в соответствии с п. 1.2. ст. 115 НК. Взымание НДС при ввозе товаров на территорию РБ с территории государств-членов ЕАЭС в соответствии с п. 4 ст. 72 Договора о ЕАЭС осуществляет налоговый орган по месту постановки на учет импортера.

При заполнении заявления о ввозе товаров в графах 11, 12 следует указать реквизиты кассового чека, в графах 9, 10 — реквизиты транспортного документа, по которому сотрудник добирался в РБ, например, номер и дату ж/д билета.

2. Необходимо обратить внимание на нормы Указа № 243 «О маркировке товаров контрольными (идентификационными) знаками».

В данном примере ноутбук подлежит маркировке контрольными знаками.

В соответствии со статьей 12.35 КоАП, за нарушение требований законодательства о маркировке товаров контрольными (идентификационными) знаками предусмотрена административная ответственность в размере до 10 базовых величин, а на ИП или юридическое лицо — до 50 % от стоимости предмета административного правонарушения.

Пример 2

Работником организации по возвращении из служебной командировки в пределах РБ в бухгалтерию представлен авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака:

1. Стоимость завтрака выделена отдельной позицией в счете за проживание
2. Стоимость завтрака не выделена отдельной позицией в счете за проживание

Согласно разъяснениям Минтруда, в случае возмещения расходов по найму жилого помещения на основании представленных документов, в стоимость которого входит завтрак и стоимость этого завтрака в счете гостиницы отдельной суммой не выделена, возмещение расходов производится с учетом стоимости завтрака. Если же в счете гостиницы стоимость завтрака указана отдельно, то возмещение расходов производится только по стоимости номера в гостинице за проживание, а стоимость завтрака не возмещается. В первом случае возмещение завтрака по решению руководителя является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом. Т.к. данные расходы не связаны с исполнением работником трудовых обязанностей, организация при их налогообложении подоходным налогом вправе применить льготу, согласно которой от подоходного налога освобождаются не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы – в размере 2 115 руб. (2020 год)

Пример 3

Работник вернулся из командировки по РБ, где проживал в гостинице. Работнику возмещены расходы по найму жилого помещения из расчета того, что подтверждающие документы по проживанию не представлены. Гостиница выставила ЭСЧФ, где предъявила НДС. Вправе ли организация принять НДС к вычету?

Организация не вправе принять к вычету НДС, предъявленный в ЭСЧФ гостиницей, т.к. возмещение расходов по найму жилого помещения производится без представления подтверждающих документов, т.е. при возмещении расходов по найму жилого помещения в размерах, установленных приложением 1 к Положению № 176, отсутствует факт получения организацией услуг по проживанию работника, так как возмещение производится без представления подтверждающих документов.

С уважением,
консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»