1. При смене юридического адреса у организации возникают обязанности по уведомлению государственных органов и контрагентов о смене своего постоянного местонахождения, а также внесению изменений в документацию. Неисполнение своих обязанностей может привести к штрафным санкциям, в том числе и к административной ответственности.
Организация при смене юридического адреса должна уведомить госорганы и ряд организаций:Отправить письмо-уведомление в регистрирующий орган в течение 10 рабочих дней с момента смены юридического адреса. Это можно сделать по почте или в электронном виде. Отправляя письмо по почте, не стоит экономить на пересылке, чтобы быть уверенным, что письмо дойдет, целесообразно его отправить заказным с уведомлением.
На сайте ЕГР по ссылке: egr.gov.by можно найти информацию, что самостоятельно уведомлять налоговые органы, органы государственной статистики, органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и обособленные подразделения Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» об изменении местонахождения юридического лица НЕ ТРЕБУЕТСЯ (в указанные органы и организации данная информация направляется регистрирующим органом в электронном виде).
Тем не менее, рекомендуется отправить такое же письмо в:
- налоговую инспекцию по месту постановки на учет – в течение 10 рабочих дней (обязанность уведомлять установлена п.1.19 ст. 22 НК)
Аналогичные моменты указаны в других нормативных документах по каждому соответствующему органу:
- ФСЗН – в течение 5 рабочих дней
- Белгосстрах – за 1 календарный месяц
- для резидентов ПВТ: администрацию ПВТ — в течение 10 дней
- лицензирующий орган – за 1 месяц
2. О смене местонахождения организация должна сообщить своему обслуживающему банку. Конкретный срок в законодательстве не установлен. Здесь нужно заглянуть в заключенный с банком договор. Как правило, дата уведомления в нем прописана. Если нет, то все равно не стоит затягивать с сообщением.
3. Уведомить своих контрагентов (это можно сделать, написав информационное письмо или заключив дополнительное соглашение к договору).
4. Уведомление стоить оставить в своем почтовом отделении, экономить здесь не стоит и следует оформить пересылку (переадресацию) входящей корреспонденции, так организация будет уверена, что вся важная корреспонденция получена и это поможет в дальнейшем избежать ненужных вопросов и претензий, что организация находится не по месту своей регистрации.
Кроме уведомлений о смене юридического адреса следует:
- внести изменения в Книгу учета проверок и Книгу замечаний и предложений, лицензий и другие документы организации;
- заменить печати и штампы, если на них указан адрес.
Административная ответственность
Не стоит забывать и про применение административной ответственности.
Статьей 23.16. КоАП предусмотрено, что за непредставление должностным или иным уполномоченным лицом или индивидуальным предпринимателем в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов в случаях, когда обязанность их представления предусмотрена законодательными актами, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до 20 базовых величин.
Организациям стоит также помнить,что в случае осуществления лицензируемого вида деятельности следует уведомить орган, выдавший лицензию. Действие лицензии прекращается в случае нарушения лицензиатом срока обращения в лицензирующий орган для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений. А деятельность без лицензий это уже не законная предпринимательская деятельность, которая в соответствии с п. 1 ст. 12.7 КоАП может привести к значительным штрафам, конфискации имущества и права заниматься определенной деятельностью.
С уважением, Елена Жугер
директор ООО «БелАудитАльянс»
с комментариями;
от директора нашей компании;
