Положение по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок
На сегодняшний день практически у каждой компании в учете присутствует использование личного автомобиля работника в служебных целях, по договору безвозмездного использования или аренды транспортного средства работника в производственных целях.
Как минимум, это удобно для компании – решается масса задач без привлечения финансовых ресурсов компании.
Пример
Организация с работником (зам. директора) заключила соглашение об использовании личного транспортного средства работника для нужд нанимателя в рамках трудового законодательства. По данному соглашению работнику выплачивается компенсация, возмещаются расходы на топливо. У организации расходы на компенсацию и топливо учитываются в составе затрат при исчислении налога на прибыль.
Для организации учета расходов ведется путевой лист, подтверждающий использование транспортного средства в производственных целях, и на конец месяца составляется накопительная ведомость по факту расхода топлива.
Вместе с тем, автомобиль используется не только для нужд компании в рабочее время, но и работником в личных целях в нерабочее время (поездки после работы, в выходные дни, за городом, на дачу и т.п.). В путевых листах информация о пройденном километраже отражается накопительным способом по поездкам в рабочее время, без учета поездок в личных целях в нерабочее время.
То есть возникают сомнения в достоверности информации о расходах на топливо, использованной в производственных целях и учитываемых в составе затрат для налога на прибыль, так как не ведется раздельный учет.
Последствия
Суммы расходов на топливо, израсходованное не на производственные цели, могут быть расценены как социальные выплаты с соответствующим налогообложением зарплатными налогами (подоходный налог, отчисления в ФСЗН и Белгосстрах) и исключены из состава затрат, принимаемых для налога на прибыль.
Суммы компенсации за использование легкового транспортного средства в служебных целях могут быть исключены из состава затрат, учитываемых для налога на прибыль.
Все расходы по транспортному средству, не имеющие отношения к производственному процессу, исключаются из состава затрат для налога на прибыль.
Что делать?
Решить задачу и снизить налоговые риски можно путем регламентации процесса использования транспортным средств в служебных целях и закрепления его в локальном акте организации, например, Приказ/Положение/Регламент/Стандарт – выбирайте что хотите, главное содержание.
Какие задачи должен решить такой документ
Определить перечень должностей, которым при выполнении служебных заданий необходимо использование транспортных средств.
Разработать типовую форму договора использование личного автомобиля работника в служебных целях, договора безвозмездного пользования или договора аренды транспортного средства в зависимости от производственной необходимости и условий договоренности с работником.
Установить правила заключения названных договоров в ситуации, когда стороной по договору является директор и он лично не может заключить договор сам с собой.
Установить правила использования транспортного средства в служебных целях в рабочее время и в личных целях в нерабочее время.
Разработать систему документооборота для таких ситуаций, форму документов, алгоритмы заполнения, сроки сдачи и ответственность.
Назначить лицо, ответственное за организацию и контроль за исполнением принятых правил.
Варианты разработки:
Вариант «Эконом»
Представляет собой образец Положения по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок без разработки форм документооборота.
Стоимость: от 1050 руб.
Срок исполнения – 10 рабочих дней.
Вариант «Стандарт»
Представляет собой разработанное консультантом для организации Положение по использованию личных транспортных средств работников для служебных поездок с учетом приложений с учетом конкретных особенностей деятельности и специфики бизнес-процессов.
Стоимость: от 1500 руб.
Срок исполнения – 15 рабочих дней.
Экспертиза действующего в организации Положения или порядка использования транспортных средств работников для служебных поездок
Что включает
- ознакомление и анализ разработанного в организации Положения или иных локальных актов;
- оценка действующего документа и порядка, анализ сложившейся системы на предмет соответствия действующему законодательству;
- определение рациональности сложившегося подхода и достаточности документального оформления требованиям законодательства в области бухгалтерского и налогового законодательства;
- выявление противоречий и недостатков в сложившейся системе организации использования транспортных средств работников в служебных целях, нечеткость описание действий или полное их отсутствие.
По результатам экспертизы будут оформлены рекомендации в письменной форме по внесению необходимых изменений или дополнений.
Стоимость: от 750 руб.
Срок исполнения – 7 рабочих дней.
Сведения, материалы и документы, которые предоставляются Клиентом в письменном виде (по электронной почте) либо в ходе устных переговоров
- Общая характеристика деятельности организации.
- Действующие локальные акты, регламентирующие правила использования личных транспортных средств работников для служебных поездок (в том числе, шаблоны договоров, форму документов по учету и списанию топлива и т.д.).
- Перечень должностей сотрудников, с которыми заключены договора, их должностные обязанности и описание служебных заданий, при которых используется транспорт.
- Другая информация по запросу консультанта в зависимости от особенностей бизнес-процессов.
