Представительские расходы
В современной бизнес-среде коммуникации – основа успешности, роста доходов компании, расширения рынков сбыта.
Мы приглашаем партнеров и кормим, поим, возим по экскурсиям, дарим им брендированные подарки и нашу продукцию, проводим презентации, знакомим с производством, с торговыми объектами и т.п. Для компании это представительские расходы. И, естественно, такие расходы мы хотим учесть в затратах для налога на прибыль. Имеем право.
НО!
Есть ряд нюансов в налоговом законодательстве, начиная с того, что законодательством перечень представительских расходов не поименован, заканчивая необходимостью надлежащего документального оформления.
Так, согласно Письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.07.2017 N 2-2-10/01238 «О представительских расходах» перечень представительских расходов (проживание в гостиницах, питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы), транспортные услуги, проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях, культурные мероприятия; оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях, аренда помещения для проведения представительских мероприятий) не является исчерпывающим и в их состав могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.
Выше указанное разъяснение МНС не содержит понятия представительских расходов, а отсутствие локального акта организации, в т.ч. регламентирующего перечень и условия осуществления данных расходов, в практике проверок вызывает множество вопросов, поскольку из-за них уменьшается налог на прибыль и взносы в ФСЗН, подоходный налог.
В Налоговом Кодексе содержится статья 171, в которой в составе прочих нормируемых затрат включены представительские расходы. То есть организации самостоятельно определяют данные расходы, которые не должны превысить установленное ограничение – 1 % от выручки от реализации (товаров, работ, услуг) имущественных прав.
Для того, чтобы данные расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль они должны быть отражены в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и обоснованы.
В законодательстве отсутствуют утвержденные формы учетных документов по оформлению представительских расходов. Поэтому их формы организацией разрабатываются самостоятельно в соответствии с требованиями ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».
Обоснованием произведенных расходов могут быть и приказы, распоряжения, в которых следует предусмотреть:
- цель;
- план и место проведения мероприятия;
- смету расходов по статьям;
- назначить ответственных лиц за организацию приема представителей;
- своевременное представление документов в бухгалтерию.
По результатам ответственное лицо должно предоставить отчет с подтверждающими документами.
Итого
Положение по представительским расходам решает следующие задачи:
Дает определение термина представительские расходы, определяет документальное подтверждение затрат и обосновывает их производственное назначение — если расходы не будут признаны представительскими, то соответствующие хозяйственные операции могут быть расценены как материальная помощь физическим лицам с соответствующим налогообложением, а для организации расценены как затраты не учитываемые при налогообложении
Устанавливает обязательность исполнения всеми работникам и службами организации
Устанавливает единый подход к документальному оформлению представительских расходов – разрабатываются образцы и шаблоны приказа, сметы, программы, отчета
Регулирует вопросы своевременного финансирования предстоящих мероприятий
Определяет своевременность предоставления отчетов в бухгалтерию, в т.ч. об израсходованных наличных денежных средствах, что исключает перерасчет налогов и подачу уточненных деклараций
Бонус в виде дополнительной экономии денежных средств при расчетах наличными работниками организации за счет своевременного требования по выставлению ЭСЧФ (при просрочке требования о выставлении ЭСЧФ продавец имеет право его не выставлять, соответственно организация не вправе взять выделенный НДС в учетных документах к зачету, вменение в обязанности бухгалтера, который принимает документы отслеживания необходимости предъявления требований по выставлению ЭСЧФ)
Варианты разработок:
Вариант 1
Тестирование действующего положения по представительским расходам на предмет актуальности и оптимизации документооборота, затрат.
Стоимость: от 750 руб.
Срок выполнения до 5 рабочих дней.
Вариант 2
Приобретение базового документа (шаблона) Положение по представительским расходам (без учета особенностей субъекта хозяйствования).
Включает в себя:
- Положение по представительским расходам
- Приказ о проведении мероприятия (примерная форма)
- Примерную программу
- Смету расходов
- Примерную форму отчета об использовании средств
Стоимость: 1000 руб.
Срок выполнения от 5 рабочих дней.
Вариант 3
Разработка Положения по представительским расходам с учетом особенностей субъекта хозяйствования.
Включает в себя:
- Положение по представительским расходам
- Приказ о проведении мероприятия (примерная форма)
- Примерную программу
- Смету расходов
- Примерную форму отчета об использовании средств
Стоимость: от 1500 руб.
в зависимости от особенностей работы конкретного субъекта хозяйствования целей и задач реализации проекта. Определяется индивидуально по итогам предварительной экспертизы.
Срок выполнения от 15 рабочих дней.
