Положение по выплате материальной помощи
Ряд организаций оказывают своим работникам или иным физическим лицам материальную помощь. В одних случаях выплата материальной помощи – это обязанность нанимателя, так как такая выплата предусмотрена законодательством, в других случаях – это право нанимателя при наступлении определенных событий (к отпуску, к праздникам, в связи с рождением ребенка, на лечение и т.д.). Выплата материальной помощи может производиться, как коллективу работников, так и отдельным лицам.
Пример
Работник организации написал заявление в произвольной форме о выплате материальной помощи на лечение ребенка. При этом, подтверждающие документы и заявление представлены не были, поскольку работник не знал о необходимости их предоставления, а бухгалтер их не затребовал. Организация на основании заявления выплатила работнику 2500 руб.
Однако, у организации в отношении выплаченной суммы возникла дополнительная налоговая нагрузка.
Не является объектом для исчисления ФСЗН материальная помощь нуждающимся в получении медицинской помощи, или на оказание медицинской помощи их детям-инвалидам либо детям до 18 лет при наличии соответствующего подтверждения, выдаваемого в порядке, установленном Министерством здравоохранения (п. 12.3 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115«Об установлении перечня выплат»)
Таким образом:
- при отсутствии подтверждающих документов организация обязана исчислить и уплатить отчисления в ФСЗН — 2 500*34 % = 850 рублей (1 процент удерживается с работника)
- при наличии подтверждающих документов организация сэкономит 850 рублей
Что нам говорит Закон по этому вопросу?
В соответствии с п.30 статьи 208 НК освобождаются от подоходного налога доходы в виде материальной или иной помощи, полученные физическим лицом, нуждающимся в получении медицинской помощи, в том числе проведении операции, при наличии соответствующего подтверждения, выдаваемого в порядке, установленном постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 7 марта 2012 г. № 14 «О порядке выдачи подтверждения нуждаемости в получении медицинской помощи».
Таким образом, при наличии подтверждающих документов физлицо может воспользоваться льготой по подоходному налогу.
Рассмотренный пример является не единственным, но показательным: при отсутствии подтверждающих документов возникают «лишние» объекты обложения и дополнительные расходы.
В целях формирования единообразного подхода в отношении выплат организации, установления правил документооборота, определения перечня предоставляемых документов, в том числе и заявлений на выплату материальной помощи, в организации целесообразно разработать локальный акт.
Например, Положение по выплате материальной помощи.
Положение по выплате материальной помощи позволит:
- Определить круг нормативных и локальных актов, которыми следует руководствоваться при выплате материальной помощи.
- Дать определение материальной помощи.
- Перечислить виды материальной помощи (обязательные и не обязательные), выплачиваемые в организации.
- Определить размер материальной помощи (в фиксированной сумме, с использованием определенной шкалы и др.).
- Установить перечень документов, которые необходимо предоставлять при оформлении (получении) материальной помощи, в том числе и для оптимизации налоговой нагрузки, когда такое право представлено законодательными актами.
- Определить категории лиц, которые могут претендовать на получение материальной помощи (работники основные и совместители, находящие в декретном отпуске, бывшие работники организации и т.д.).
- Сформировать перечень условий, когда материальная помощь не оказывается (прогул, неоднократное неисполнение должностных обязанностей, подтвержденное документально, в первые три месяца приема на работу и т.д.).
- Определить источники средств на выплату материальной помощи.
- Установить периодичность и сроки выплаты материальной помощи (не более 2 раз в год или иной критерий и т.д.).
- Регламентировать порядок документального оформления выплаты материальной помощи в случаях, когда инициатива исходит от нанимателя или работника.
- Определить случаи проверки наличия у лица-заявителя основания для получения материальной помощи.
- Прописать порядок информирования заявителя об отказе в получении материальной помощи и др.
- Составить образцы документов, используемых для оформления выплаты материальной помощи и др.
Варианты разработки положения:
Вариант «Эконом»
Представляет собой образец Положения по выплате материальной помощи в организации без приложений, который организация наполняет под свои особенности деятельности.
Стоимость: от 750 рублей
Срок исполнения – 7 рабочих дней.
Вариант «Стандарт»
Представляет собой разработанное для организации Положение по выплате материальной помощи в организации с приложениями с учетом конкретных особенностей деятельности организации и специфики бизнес-процессов.
Стоимость: от 1000 рублей
Срок исполнения – 10 рабочих дней.
Экспертиза действующего Положения по выплате материальной помощи
Что включает
- ознакомление и анализ разработанного в организации Положения,
- оценка локального акта с точки зрения действующего законодательства на предмет соответствия действующему законодательству,
- определение рациональности подхода в предоставленной положении,
- выявление противоречий в локальном акте организации, нечеткость описание действий или полное их отсутствие.
По результатам экспертизы будут оформлены рекомендации в письменной форме по внесению необходимых изменений или дополнений, а также сделан вывод о соответствии действующего Положения законодательству.
Стоимость: от 500 рублей
Срок исполнения – 5 рабочих дней.
