Продолжаем рассматривать проблемные вопросы по командировочным расходам.
Ошибка 1
Организация, в которой работает сотрудник, находится в г. Минске, при этом регистрация работника – г. Молодечно
Работник командирован в г. Молодечно на 2 суток. Следует ли возмещать расходы по найму жилого помещения работнику?
В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
С учетом этого местом командировки признается другая местность по отношению к месту постоянной работы сотрудника.
Согласно ч. 1 п. 15 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Постановление № 176) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подтверждающих документов.
С учетом этого возмещение расходов по найму жилого помещения производится применительно к месту командировки. Прописка (регистрация) работника не играет роли в качестве условия, учитываемого при возмещении расходов в служебной командировке.
Ошибка 2
Иногда организации излишне выплачивают работнику суточные, искажая при этом затраты, учитываемые при налогообложении.
Рассмотрим ситуации, когда суточные выплачивать организации не следует. Согласно ч. 2 п. 20 Постановления № 176 в случае, если принимающая сторона, согласно приглашения, берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона выплату суточных не производит. Суточные в данной ситуации выплачиваются только за время нахождения в пути.
Необходимо обратить внимание, что выплата суточных не производится только при соблюдении в совокупности следующих условий:
- обеспечение 3-х разовым питанием, а если завтрак включен в стоимость гостиничного номера — то только обедом и ужином
- обеспечение транспортом в пределах места командировки
Не производится выплата суточных направляющей стороной, если программой (условиями) проведения международного мероприятия предусмотрено предоставление трансфера до вокзала (аэропорта), а также с вокзала (аэропорта), а место проведения мероприятий совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (то есть по условиям приглашающей стороны не предусматривается передвижение в пределах места командировки), а также работник обеспечен 3-х разовым питанием. В данном случае при рассмотрении вопроса о выплате суточных за время нахождения в пути день, который приходятся на день прибытия в место командирования, рассматривается применительно к дням, в которых принимающая сторона обеспечивает расходы командированного работника.
Ошибка 3
Нередко по незнанию командированные работники рассчитываются при приобретении авиабилетов, за гостиницу и т.п. за себя и своего коллегу по работе (командированному работнику) личной банковской карточкой. Например, руководитель отдела маркетинга приобрел 2 авиабилета и расплатился за них своей личной банковской карточкой.
По общему правилу аванс на командировочные расходы выдается каждому командированному работнику. Допускается ситуация, когда с письменного согласия всех командированных работников расчет будет осуществляться одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой. Им могут быть проведены оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения (п. 72 и 73, ч. 1 п. 78 Инструкции № 117 к Постановлению Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117). В случае выдачи аванса одному работнику для осуществления оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех работников бригады понесенные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществлявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки. Отчет об израсходованных суммах представляется в порядке и сроки, предусмотренные в п. 90, 92 и 93 Инструкции № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (ч. 2 п. 78 Инструкции № 117).
В данной ситуации, несмотря на наличие авиабилета на каждого работника, отсутствует документ, подтверждающий оплату по каждому работнику. Такими документами являются: счет организации — при оплате корпоративной картой либо предъявленная работником выписка с его личного счета (если авиабилет оплачен с этого счета посредством интернет-банкинга) или кассовый чек при оплате наличными. Отсутствие документов по оплате у второго работника не позволяет ему возместить расходы по авиабилетам. Руководителю отдела маркетинга также возмещается один авиабилет, так как расчет производился не корпоративной карточкой организации, а личной.
На будущее, при направлении работников в командировку, бухгалтерия командируемым работникам должна разъяснить ситуацию, каким образом необходимо производить расчеты в командировке и какие документы необходимо предоставлять в бухгалтерию, чтобы избежать таких казусных ситуаций.
С уважением,
консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»
с комментариями;
от директора нашей компании;
