Slide

Вебинар | 25 мая 2022

Налоговые риски и последствия по ч.4 ст. 33 НК

Семинар | 3 июня 2022

Ответственность главного бухгалтера

Как не потерять налоговые вычеты из-за подписания документов неуполномоченным лицом

Бухгалтерское сообщество в 2021 году пережило некоторый шок после того, как налоговики в рамках камерального контроля выставляли к доплате НДС, не принимая к вычету уплаченный НДС по ЭСЧФ, подписанными вновь принятым главным бухгалтером, без надлежащего переоформления ЭЦП, после увольнения предыдущего ответственного лица.

Как следствие, НДС пришлось доплачивать живыми деньгами, а вычеты переподписывать и принимать к вычету в текущем налоговом периоде и в пределах исчисленного НДС по реализации.

А как быть с ЭЦП, если главный бухгалтер болеет? Или ушла в отпуск?

Правильный ответ – регламентировать работы компании по пользованию ЭЦП.

Сегодня трудно встретить субъекта хозяйствования, который в своей деятельности не применял ЭЦП, например, при выставлении ЭСЧФ на портал, подаче налоговых деклараций, отчетов в ФСЗН, статистики и т.д.

ЭЦП регламентируется Законом Республики Беларусь от 28.12. 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись

может представлять собой

  • флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности
  • специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭЦП создан для пользователей мобильных устройств
  • облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭЦП не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.

имеют право получить

  • должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей, например, директор, главный бухгалтер, начальник отдела и т.д.,
  • ИП при ведении предпринимательской деятельности.

На практике самое большее, что имеет большинство организаций при работе с ЭЦП — это приказ о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП. 

Как следствие, данный вопрос никто в компании не контролирует – до момента, когда придется доплачивать налоги в бюджет. 

Какие задачи решает положение по ЭЦП:

1. Определяет лиц ответственных за подписание документов ЭЦП и порядок действий при их увольнении

Пример

В организации уволился главный бухгалтер. Вновь принятый на его место главный бухгалтер продолжал подписывать данным ЭЦП ЭСЧФ, декларации и т.д. Сумма превышения налоговых вычетов по НДС, как правило, направлялось организацией в счет уплаты других налогов.

По результатам камерального контроля организация не смогла принять к вычету НДС в данном отчетном периоде, т.к. ЭСЧФ подписан неуполномоченным лицом. Уплату других налогов пришлось платить «живыми» деньгами.

2. Определяет порядок хранения ЭЦП и действия ответственных лиц при утере (порче) ЭЦП

Пример

Работник ответственный за подписание ЭСЧФ оставил ЭЦП дома или потерял. Такая ситуация возникла поскольку в организации не регламентирован порядок хранения ЭЦП.

3. Использование ЭЦП, если лицо, уполномоченное на подписание им, отсутствует по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т.д.)

4. Регламентирует порядок продления сроков действия ЭЦП, в т.ч. (назначение ответственного лица за контролем срока действия ЭЦП)

Пример

Срок действия ЭЦП истек 18 июля 2021 г. (главный бухгалтер находилась месяц на больничном). 20 июля 2021 г – срок сдачи деклараций.

Не действующим ЭЦП подписать и отправлять декларации нельзя. За не сдачу деклараций в срок предусмотрена административная ответственность.

5. Минимизирует утечку информации, в том числе получение сведений по ЭЦП посторонними лицами и т.д.

Пример

Работник организации передал ЭЦП иному лицу. В результате сведения о размерах выручки, налогов и т.п. стали известны иным лицам. Такие последствия организация могла бы минимизировать, если в ЛПА был прописано, что ответственное лицо не вправе передавать ЭЦП иным лицам и предусмотрена ответственность.

Таким образом, одного приказа о назначении уполномоченных в организации лиц на подписание документов ЭЦП недостаточно.

Для решения проблем организации целесообразно разработать положение или регламент по изготовлению, хранению и использовании ЭЦП в организации.

Разработаем для Вас локальный правовой акт, который позволит исключить ряд проблемных ситуаций, в том числе ведущих к штрафным санкциям

Вариант “Эконом”

economy

Основные положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации без приложений
Стоимость: от 250 руб.
Срок выполнения 5 рабочих дней.

Вариант “Стандарт”

standard

Положения (регламент) по работе с ЭЦП в организации с учетом приложений
Стоимость: от 350 руб.
Срок выполнения 7 рабочих дней.

Вариант “Бизнес”

business

Положения (регламент) с учетом приложений и особенностей деятельности организации
Стоимость: от 450 руб.
Срок выполнения от 10 рабочих дней.

Заполните анкету  и узнайте точную стоимость разработки Положения по ЭЦП для Вас!